Mantener funcionando una empresa de manera óptima en cada una de sus áreas es una tarea que puede ser difícil, especialmente si no cuentas con un programa para apoyarte en las tareas cotidianas.

A medida que la tecnología avanza, las empresas están adquiriendo herramientas que antes estaban solo disponibles para grandes organizaciones. Actualmente, las PyMEs trabajan de la mano con la tecnología, creando un grupo más amplio de competencia.

Migrar a un software de gestión de compras es cada vez más común debido a la enorme cantidad de beneficios que ofrece. Sin embargo, aún vemos casos en los que sus líderes se niegan a adoptar esta tecnología.

Si te aferras a ese viejo sistema de control usando programas que ahora resultan obsoletos (como Excel, por ejemplo) este artículo es para ti, pues expondremos razones por las cuales una empresa debería migrar a un software de gestión de compras, sus beneficios y algunas soluciones a las excusas que la mayoría de las personas suelen poner cuando se trata sobre ello.

 ¿Por qué una empresa debería migrar a un SaaS?

Para las empresas muy pequeñas o recién creadas, un SaaS (Software as a Service) podría parecer innecesario, pero si planeas hacer crecer tu negocio necesitarás un software de gestión de compras tarde o temprano. A medida que una empresa crece, también lo hace la carga de trabajo y los procesos.

Aunque las nuevas o pequeñas empresas pueden hacer frente a sistemas gratuitos (como el correo electrónico o programas como Excel), una empresa en expansión se verá obstaculizada por la mano de obra lenta y la logística entorpecida.

Migrar a un software de gestión de compras ayuda a los pequeños y medianos negocios a consolidar las actividades comerciales en una plataforma totalmente integrada, simplificando los flujos de trabajo y aumentando la productividad.

¿Por qué las empresas siguen negándose a utilizar un software de gestión de compras?

1.- No tienen tiempo para aprender a utilizar una herramienta nueva

Muchas veces se puede asumir que el equipo de trabajo se encuentra lo bastantemente ocupado como para aprender a utilizar una nueva herramienta.

Es importante aclarar que, contrario a lo que se piensa, cuando se implementa un software de gestión de compras se libera al personal de muchas tareas manuales y repetitivas que absorben tiempo valioso que podría ser empleado en otras actividades estratégicas.

Con el poder de la automatización que ofrece Yaydoo, los departamentos de compras pueden reunir todos los datos y documentos en un mismo sitio, automatizar actividades cotidianas que pueden reducirse a un click mejorando la productividad de los empleados y liberándolos de tiempo que será suficiente para aprender a aprovechar al máximo la herramienta.

Y lo mejor, no depender de perseguir a un superior para obtener una firma de aprobación de compra, al poder gestionarlas desde la plataforma o desde la App. 

2.- No cuentan con personal especializado 

Otra de las excusas frecuentes es que no contar con personal especializado. Por suerte, un software de gestión de compras como Yaydoo ha sido diseñado para ser implementado incluso en compañías que no tienen personal especializado en tecnologías, debido a su facilidad de uso.

Yaydoo te ofrece soporte y asesoría para que la herramienta pueda operar sin ninguna dificultad para ti y tu personal.

No importa si tienes o no conocimientos previos sobre este tipo de plataformas, la plataforma fue creada para que cualquier persona pueda utilizarla fácilmente, desde un office manager hasta un director de finanzas.

Además, contamos con ejecutivos de cuenta que te ayudarán en cualquier momento para resolver cualquiera de tus dudas.

3.- Piensan que un software de gestión de compras está fuera de su presupuesto

Puede parecer un gasto adicional para el negocio, pero es importante tomar en cuenta todos los beneficios que traerá, con lo que la inversión se vuelve insignificante.

Te estarás preguntando: ¿De qué manera puede mi empresa recuperar la inversión de un software de gestión de compras? La respuesta es simple: a través de una mejor planificación que mejorará la productividad y la eficiencia en cada proceso de compra, eliminando los tiempos muertos al esperar una aprobación, evitando retrasar la producción, etc.

Además, plataformas como Yaydoo permiten a tus empleados automatizar actividades cotidianas, por lo que evidentemente se verán mejores resultados en el plano laboral y económico.

4.- Pensar que documentar procesos en Excel es lo más efectivo

Una de las excusas principales para resistirse a la instalación de un software de gestión de compras es que las hojas de cálculo les ayudan a controlar “perfectamente los recursos en sus negocios”. 

Seamos realistas: una hoja de cálculo no es capaz de entregar una administración integral, así como proyecciones, ni gestionar cadenas de suministro, ofrecer métricas de rendimiento o mediciones por sí misma. Al contrario: vuelve más lento todo proceso, además de que debes acumular un sinfín de archivos para comparar y llevar al corriente cada movimiento que se ejecute. 

Es probable que al iniciar un negocio las hojas de cálculo funcionen muy bien para mirar los ingresos y gastos, pero a medida que el negocio crece, esta herramienta comienza a ser poco factible y confiable.

Yaydoo te permite mantener una mejor organización en la misma plataforma. De esta manera, toda tu documentación se alojará en la misma plataforma y podrás realizar el 3-way-match, lo que te dará un mejor modo de organización.

5.- Piensan que sólo funciona para empresas muy grandes

El hecho de que una empresa esté comenzando o sea aún muy pequeña, no significa que no pueda implementar un software de gestión de compras. Algunos proveedores adaptan los softwares SaaS a pequeñas y medianas empresas, asegurando todas las funcionalidades necesarias sin sobrecargar la solución.

Si crees que tu empresa es muy pequeña para necesitar Yaydoo, te recomendamos pensar a futuro y tomar en cuenta la visión y metas que tengas.

Acéptalo: Tu empresa necesita un software de gestión de compras

¡Yaydoo es para ti! La intención principal de todo negocio propio es hacerlo prosperar y volverlo exitoso. Si buscas crear una base de conocimiento o simplemente encontrar la manera para que tu empresa mejore su flujo de trabajo, entonces Yaydoo es ideal para tu empresa.

Incluso si no crees que necesita un software de gestión de compras en este momento, pero tienes planes de mejorar la productividad en tu empresa, nosotros tenemos la solución ideal para ti.

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