¿Sabías qué, un proceso de compras organizado y estratégico hace la diferencia entre el éxito y el fracaso de cualquier empresa? Es por eso que hoy te explicaremos  7 pasos para implementar un proceso de abastecimiento estratégico, basándonos en la obra “7 steps for sourcing information products” de Helen Clegg y Susan Montgomery.

Definiremos antes algunos conceptos claves y te enseñaremos cómo utilizar un software de gestión de compras para sacarle provecho a tu estrategia de compras. ¡Acompáñanos!

¿Qué es un proceso de abastecimiento estratégico?

Si un proceso de abastecimiento es la metodología que las empresas llevan a cabo para satisfacer sus demandas de forma organizada con sus proveedores, un proceso de compras o abastecimiento estratégico es una forma de emplear esta metodología, utilizando conjuntamente herramientas de planificación estratégica para un análisis más profundo y asertivo de los recursos que posee tu empresa, sus necesidades, el entorno de tus proveedores, los procesos de negociación e integración de nuevos proveedores, etc.

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Pasos para lograr hacer estratégico tu proceso de compras o abastecimiento:

Helen Clegg y Susan Montgomery, quienes se han dedicado a desarrollar metodologías de compras empresariales en la consultora A. T. Kearney Procurement Solutions, idearon 7 pasos básicos para emplear en el proceso de abastecimiento estratégico, éstos son: 

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Paso 1: Perfil de la categoría

En este primer paso, debes establecer el gasto interno de tu organización por categorías, de acuerdo a los insumos que se necesiten tanto para el desarrollo productivo como operativo y administrativo (análisis de gasto y necesidades) y la relación de los proveedores con su mercado (análisis del mercado de proveedores)

El Paso 1 es uno de los pasos más largos de todo el proceso, por lo tanto, es importante dedicarle tiempo a tomar en cuenta las necesidades de tu empresa y y de esta forma poder  analizar el gasto, los vendedores y el mercado.

Fase 1: Análisis de gasto por categoría y necesidades

Por lo general, una categoría consiste en una serie de productos de proveedores similares que se pueden agrupar en un ejercicio de abastecimiento competitivo. Por ejemplo, una compañía automotriz podría comprar diferentes neumáticos para diferentes vehículos de diferentes fabricantes. 

Puede tener sentido agrupar el gasto total en neumáticos en una categoría para identificar oportunidades de ahorro y necesidades de compra. En este sentido, en este primer momento, se agrupan productos similares, conjunto a sus gastos y los recursos que posee tu empresa para adquirirlos, además de todos los insumos que necesita en un período de tiempo estipulado.

Fase 2: Análisis del mercado de proveedores

La segunda faceta del Paso 1 es comprender el mercado de suministro externo en el que opera el proveedor y las presiones del mercado que enfrenta el proveedor. 

¿Cuál es la situación competitiva actual?, ¿Están los proveedores bajo presiones de costos, presiones competitivas, presiones tecnológicas?, ¿Qué otros proveedores podrían suministrar el mismo contenido? , ¿Cuáles son las tendencias en la industria de tu proveedor? , ¿Qué información puede obtener sobre la cadena de valor, las estructuras de costos de los proveedores y los precios? 

Responder estas preguntas es clave, ya que, cualquier información que pueda obtener sobre la política de precios del proveedor puede convertirse en una poderosa herramienta de negociación. En la planificación estratégica existen herramientas que pueden ayudarte a aclarar mejor este panorama con tus proveedores, como lo son las 5 Fuerzas de Porter y un análisis FODA, planteados desde la perspectiva de tus proveedores.

Paso 2: Determinar la estrategia

Con los conocimientos del paso 1, ya estás listo/a para considerar la estrategia de compras a seguir y saber cómo el producto que estás adquiriendo, se alinea con la estrategia general de tu empresa. En este paso, pregúntate ¿Dónde ubicarías tus materiales de compra dentro de una matriz de posicionamiento de categoría? 

La Matriz de Kraljic es una matriz de posicionamiento de categoría en la que puedes clasificar los materiales e insumos que necesitas para tu empresa,  considerando sus riesgos y su impacto en los estados de resultados. Si te interesa saber cómo hacer esta matriz paso a paso, te recomendamos leer el siguiente artículo: ¿Qué es la Matriz de Kraljic y cómo usarla para la gestión de compras?

En ese blog te explicamos cómo identificar y determinar en un cuadrante, cuáles son tus productos:

  • Apalancados  (alto impacto, poco riesgo)
  • Estratégicos (alto impacto y  alto riesgo)
  • Rutinarios o no críticos (bajo impacto, bajo riesgo) 
  • Cuello de botella (bajo impacto y alto riesgo)

Así como también, la estrategia qué estrategia seguir para cada uno de ellos.

Paso 3: Portafolio de proveedores

En este tercer paso, debes identificar a todos los proveedores viables para las categorías identificadas. ¿Cuáles son los proveedores que están abasteciendo o van abastecer, por ejemplo, tus productos rutinarios (materiales de oficina? 

En caso de necesitar nuevos proveedores, usa el análisis del paso 1 para desarrollar sus criterios para la selección de éstos. Si quieres conocer algunos ejemplos de criterios, te invitamos a leer nuestro artículo: 5 recomendaciones para una mejor gestión de proveedores

Te sugerimos no descartar ningún proveedor en esta etapa. Incluso si son proveedores nuevos o pequeños con los que no estás familiarizado, pueden ofrecer términos de contrato más favorables que algunos de los proveedores más grandes.

Paso 4: Determina la ruta de implementación o cómo se va a ejecutar el proceso de compras

La ruta tradicional tomada por muchos departamentos de compras es llevar a cabo una orden de compra. En la solicitud de propuesta, tu empresa manifiesta sus requisitos de compra y solicita a los proveedores que envíen cotizaciones.

El uso de un software de gestión de proveedores es una herramienta para garantizar que todos los proveedores potenciales respondan de manera centralizada. Esto te permite acelerar todo el proceso y simplificar el análisis de respuestas. En este artículo, te enseñamos 9 pasos para lograr operativamente un buen proceso de compras, incluyendo a múltiples departamento de tu empresa.

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Paso 5: Negociación con proveedores

Como vimos en su definición, un proceso de abastecimiento estratégico toma en cuenta la negociación con proveedores para conseguir el mejor precio. Hay varias formas de cerrar contratos; ya sea por e-auction o negociación “cara a cara”. Tanto el proveedor como tu empresa, deberán estar dispuestos a ceder y exigir hasta llegar a un acuerdo mutuo.

A muchas personas no les gusta negociar, pero este quinto paso del proceso de abastecimiento estratégico es importante y necesita una preparación previa. Incluso puedes contratar a un negociador profesional, si está negociando un contrato extremadamente grande e importante y tienes poca experiencia en negociaciones.

No obstante, es sumamente importante poseer una estrategia de negociación, que te permita obtener los mejores precios y plazos de crédito. Si quieres profundizar en este paso, te invitamos a leer este artículo: ¿Cómo negociar con proveedores difíciles? 

Paso 6: Alinear proveedores

Este paso es importante al incorporar nuevos proveedores a tu portafolio, ya que, estos deben conocer en primera instancia, los objetivos y procesos de la compañía para estar alineados. En esta etapa, debes:

  • Identificar cualquier problema de transición.
  • Considerar las implicaciones organizativas y los cambios necesarios en cuanto a papeleo y contrataciones.
  • Crear nuevos procesos y procedimientos si es necesario (existen proveedores que manejan políticas y logísticas de trabajo particulares.

 Paso 7: Monitorear y evaluar

Finalmente, para implementar un proceso de compras estratégico debes monitorear y evaluar, como tu equipo de trabajo llevó a cabo cada paso y el desempeño de los proveedores. Para ello debes utilizar kpis o métricas de gestión de compras que te permitan comparar ese antes y después de aplicar este modelo, así como, saber con mayor exactitud tu rendimiento en un periodo de tiempo determinado.

Yaydoo: una plataforma de gestión de compras en la que puedes automatizar tu proceso de abastecimiento estratégico

¿Te imaginas implementar un proceso de abastecimiento estratégico automatizando al mismo tiempo tu proceso de compras? En Yaydoo puedes lograrlo. Nuestra plataforma de gestión de compras es ideal para ti, si es que estás buscando sacarle provecho a esta metodología para incrementar la productividad y rentabilidad de tu empresa, mejorando tu control de gastos en compras y la comunicación con tus proveedores.Comprar mejor significa ampliar tus oportunidades de ganancia, por eso en nuestra plataformas podrás:

Cuenta con una plataforma de gestión de compras.

  • Crea órdenes de compra.
  • Establece Flujos de Aprobación.
  • Audita tus gastos a través de un proceso de 3-way-marching.
  • Ve tus gastos en tiempo real filtrado por categoría, departamento y proveedor.
  • Calendariza tus cuentas por pagar para evitar multas por retraso.
  • Obtén reportes de gastos y pagos gracias a nuestro sistema de cobranzas en línea.

Accede a un Marketplace o portal B2B con productos previamente negociados.

Compra miles de productos y servicios previamente negociados dentro un mismo catálogo (portal B2B) o con tus propios proveedores 

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Gestiona todas las compras de tu empresa de manera remota y aprovéchate del asistente virtual que ofrecemos para que te ayude con todas tus solicitudes de compras.

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Emite tarjetas empresariales virtuales o físicas con reglas de gasto para simplificar y mantener el control de tus compras corporativas. 

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