La relación del departamento de compras con las finanzas

Compras y finanzas: un binomio estratégico

Íntimamente vinculadas, las relaciones entre las funciones de compras y finanzas en la empresa deben fortalecerse. A pesar de las múltiples áreas de posible cooperación, el diálogo no siempre es tan fácil entre ambas.

Tradicionalmente, la función de compras ha estado asociada a la búsqueda continua de la reducción de gastos en la empresa. El concepto de finanzas se reducía a ese único criterio. En el presente, el objetivo de las finanzas ha cambiado. El proceso de compras debe contribuir a agregar un valor estratégico gracias a la colaboración de todos los departamentos de la organización.

En el contexto económico actual, la mejora de la rentabilidad es indispensable en las organizaciones. Cada punto de reducción en materia de costes impacta el resultado global. La gestión de gastos es pues crucial en el seno de las empresas.

Cuando se habla de la colaboración de las finanzas y las compras, cómo no evocar la tecnología purchase-to-pay (P2P). Las funciones de compras y las finanzas deben ambas poner en ejecución soluciones en conjunto. Estas soluciones abarcan la elaboración y planificación del presupuesto, para alcanzar la reducción de costes, pero los lazos entre estos dos departamentos también se tejen al nivel de actividades tales como el outsourcing, el aprovisionamiento y abastecimiento, los contratos, las órdenes de compra, las aprobaciones, la gestión del capital y los pagos, entre otras cosas.

En la cadena de suministro, podemos encontrar múltiples oportunidades de ahorro. Es justamente en el proceso de adquisición donde hay que prestar atención. El objetivo del Gerente de Compras es mejorar las negociaciones con los proveedores. Eso explica la estrecha relación entre las funciones del área de finanzas y el departamento de compras. El proceso financiero debe estar alineado con el procedimiento de compra de una empresa.

¿Cómo mejorar la contabilidad financiera?

Si anteriormente trabajaban por separado, la relación entre el CPO y el CFO, es decir, entre el gerente de operaciones y el gerente de finanzas es más estrecha que nunca. Está en juego la creciente búsqueda de productividad que sitúan a los departamentos de finanzas y de compras en primera línea.

Además, es cada vez más corriente que el encargado del ciclo de compras rinda cuentas al director financiero. Ésta es una razón de más para que los dos departamentos de finanzas y compras se esfuercen por trabajar juntos.

La optimización de los gastos indirectos y las compras está en el corazón de las preocupaciones de los líderes de empresas. Y este último necesita precisamente de una gestión administrativa y financiera para promover mejor su acción internamente.

Para llegar a una verdadera integración, se deben compartir una visión y objetivos comunes para trabajar juntos e impulsar la actividad empresarial.

En resumidas cuentas, el papel de las finanzas no se limita al presupuesto y el de las compras no se refiere exclusivamente al ahorro y los precios. Gastar la suma acordada para el producto adecuado, con una buena visibilidad que concierne a los contratos, es crucial para ambos servicios como para el conjunto de la organización. Así, reponer el capital, el presupuesto y los gastos en un contexto de demanda y búsqueda de eficacia es un buen medio de animar la colaboración. Cuestiones tales como la gestión de las relaciones y del desempeño de los proveedores están vinculadas a preocupaciones más globales, como el fortalecimiento de las actividades de outsourcing estratégico.

¿Qué estrategias pueden implementar los departamentos de compras y finanzas en la empresa?

La reducción de costes es una de sus preocupaciones comunes. A menudo existen unos costes escondidos en cada departamento. Estos costes son generalmente perseguidos departamento por departamento; pues es más difícil estimar la incidencia a la escala de toda la organización. Pero si las funciones finanzas y compras participan ambos en la elaboración de los modelos de costes, las organizaciones podrán recoger datos a lo largo del proceso procure-to-pay. De esta manera, mejoran los indicadores de análisis de los gastos, para asegurar para que los costes sean bien contabilizados y que los contratos sean correctamente administrados y controlados.

¿Cuáles son entonces las estrategias que pueden implementar ambos departamentos?

1) Integrar y alinear las funciones de ambos departamentos hacia objetivos comunes y no por separado. Trabajando en conjunto, los dos departamentos pueden gestionar eficazmente el capital.

2) Emplear y sacar provecho de las tecnologías adecuadas para obtener una mayor visibilidad de los resultados. Recurrir a plataformas y software de compras aumentará enormemente la productividad.

3) Automatizar las tareas repetitivas y centrarse en las actividades estratégicas de la empresa. Se necesita crear valor estratégico en la organización. Los empleados deben concentrarse en este objetivo.

La colaboración es una práctica comercial benéfica que verdaderamente puede tener una influencia positiva sobre los resultados. Aquí sólo expones algunos ejemplos del modo en el que compras y finanzas pueden trabajar juntos.

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