Importancia de la gestión de compras en la empresa

La reducción de costos continúa siendo una de las principales funciones del departamento de compras. Teniendo en cuenta su importancia, una mejora sustancial del procedimiento de compras de la empresa implica necesariamente la automatización de los procesos. En efecto, si el proceso de compras no está automatizado, no importa qué tan buenas hayan sido las negociaciones de precio o cuán favorables son los contratos.

En el presente artículo, Yaydoo te dará algunas claves para mejorar la gestión de compras de la empresa.

Ventajas de la gestión de compras

El mundo actual se caracteriza por una fuerte competencia en el mercado. Cada día, surgen más y más empresas que ofrecen bienes y servicios muy similares. En este sentido, es de esperar que más allá de reducir costos, los objetivos del área de compras deben apuntar más bien a generar un valor estratégico para la organización. En otras palabras, si una empresa desea ganar espacio en el mercado, puede hacerlo mejorando sus estrategias y técnicas de compra.

Muchas empresas consideran que el control de compras de los suministros básicos de oficina son gastos secundarios. Los empleados simplemente quieren los productos y servicios de oficina que necesitan para operar. Ahora bien, la función de compras en su sentido más amplio, abarca el aprovisionamiento y abastecimiento, que representan un porcentaje importante dentro de los gastos totales de la empresa. Es por esta razón que un correcto análisis y evaluación de proveedores es determinante en la planeación de compras.

¿Cómo mejorar la administración de compras y abastecimiento?

El departamento de compras puede optar por la opción más asertiva de la era digital: un software de gestión de compras.

Este tipo de software es cada vez más sofisticado. Aprovechando las tecnologías emergentes como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis predictivo, se agiliza el proceso de compra. Hay mejores opciones de productos y servicios en tiempo real al automatizar los procesos.

La automatización de la función de compras es la mejor opción porque hace que la experiencia sea intuitiva para sus usuarios.  Esta automatización supone unas compras electrónicas guiadas que permiten determinar: bienes y servicios recurrentes, proveedores potenciales y canales preferidos.

Los software de abastecimiento “guían” a los empleados en todo el proceso de compra. La idea es orientarlos en la dirección correcta para un gasto inteligente, asistiéndolos a medida que navegan por la solución de adquisición electrónica.

Esta herramienta eficiente permite a los departamentos de compras construir una base de datos de productos, con múltiples proveedores, precios, unidades, etc.  Posteriormente, un algoritmo altamente inteligente selecciona automáticamente o sugiere la mejor opción de productos disponibles para el usuario final. Esto lo hace en función de varios criterios que influyen en la decisión: ubicación, precio del día, fiabilidad de entrega, etc.

Se comienza presentando a los usuarios los artículos comúnmente solicitados (suministros de oficina o diferentes servicios como servicio de catering). Luego, ofrece a los usuarios ayuda para elegir a los proveedores y las mejores opciones de precio. Esto no solo ayuda a las personas a comprar por contrato, sino que también reducen los intermediarios que entorpecen el abastecimiento estratégico.

Los beneficios son:

– Mayor cumplimiento del contrato

– Ahorro de costos por el mayor uso de proveedores recurrentes

– Disminución de la inversión inconforme, dando a las personas una forma fácil, rápida y flexible de comprar

– Más tiempo para que los profesionales de compras se centren en iniciativas estratégicas.

¿Cómo Yaydoo ayuda al departamento de compras?

Yaydoo está integrando esta tecnología para usuarios que necesitan encontrar productos y servicios para oficinas de manera rápida y fácil. Los clientes tienen acceso directo a los artículos que se solicitan con mayor frecuencia y / o los artículos que es más probable que necesiten en función de las tendencias y los patrones de compra.

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