¿Tus estados de resultados están registrando pérdidas y necesitas hacer un tracking adecuado de los gastos de tu empresa para dar con el problema? Traemos para ti varias propuestas que podrán ayudarte. Comenzaremos primero por explicar a qué nos referimos con la palabra “tracking” y luego con algunos consejos para lograrlo.

 ¿Qué es un tracking de gastos?

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 La palabra “tracking” significa en inglés rastrear. Es un verbo que se utiliza cuando nos referimos a seguir la huella de algo en específico, como una ruta de avión, una métrica de marketing o la posición de una persona.

Cuando la unimos con la palabra gastos, la cual se refiere a la salida de dinero que un individuo o una entidad realiza a cambio de un bien o servicio, automáticamente, nos estamos refiriendo a la práctica de rastrear o seguir de cerca, los gastos que una persona, organización u empresa realiza.

Tipos de gastos

 Para tener un buen tracking de gastos, es importante conocer cómo se segmentan

 – Gastos administrativos

 Los gastos administrativos son los gastos que no están enlazados directamente con la fabricación, producción o ventas de una empresa. Por ende, se refieren a aquellos egresos correspondiente al pago de impuestos, salarios, servicios (alquiler de oficina, electricidad, agua, internet, aseo), materiales de oficina, viáticos, asesorías jurídicas y contables, etc.

Gastos de ventas

 Son los gastos relacionados con la preparación y almacenamiento de los artículos para la venta conjunto la promoción de tus productos y servicios. Estos gastos pueden incluir desde campañas publicitarias (online u offline) hasta el envío de productos a los clientes. Realizar el tracking de estos gastos es muy importante, así no se haya cerrado alguna venta.

 – Gastos variables y gastos fijos

Son los que se vinculan con la actividad de la empresa, es decir, directamente con la producción. Los gastos variables son aquellos que mes a mes pueden presentar diferencias, ya que, dependen netamente de la producción. Por ejemplo, gastos en insumos, materias primas, empaques, recipientes, etc.

En cambio, los gastos fijos guardan relación con los gastos administrativos, porque sin importar la cantidad de productos y servicios que ofrezcas en el mercado, estos gastos se mantienen, es decir, no van a variar, aunque tus ventas aumenten o disminuyan.

Consejos para hacer un tracking adecuado de los gastos de tu empresa

1. Presupuesta todo

¿Sabías que las empresas pierden hasta un 30% de dinero por no presupuestar correctamente sus gastos? Con esto nos referimos a planificar muy bien cuánto de tus ingresos irá destinado a cada área, con qué objetivo y especificando las cantidades exactas (ni más, ni menos) que se necesitan suplir.

Si un presupuesto, será más complejo hacer un tracking adecuado de los gastos de tu empresa. Además, no podrías calcular desviaciones presupuestarias, ya que no tienes datos que comprar. Ambas prácticas son muy importantes al momento de diseñar estrategias. Por ende, te recomendamos presupuestarlo todo y tener un respaldo que verifique de dónde surgió ese gasto y quién emitió la orden de hacerlo.

2. Digitaliza tus procesos administrativos

Los gastos usualmente se registran en el día a día, es decir, a medida que se van ejecutando. Para anotarlos todos correctamente, se debe contar con sistemas administrativos que permitan agilizar el tracking de estos gastos y almacenarlos de forma clasificada: fijos, variables, administrativos y ventas.

Esto te permitirá tener una información contable actualizada que muestre el estado real de tu negocio. Recuerda que no se pueden tomar decisiones asertivas sin datos registrados y para ello, hay que contar con tecnología que simplifique estas labores rutinarias de registro.

3. Haz auditorías 3-way-matching

 Cuando queremos trackear gastos, somos como un detective rastreando huellas y pistas que nos permitan conocer con mayor exactitud, el origen. El 3-way-matching es un proceso que se utiliza precisamente para trackear gastos y verificar que todo esté en orden con ese monto de dinero que egresó.

Consiste en identificar cada gasto, con una orden de compra, una factura de pago y un comprobante de recibo. De esta manera, podrá seguirse de cerca el origen y el final de esa compra.

 Quizás te interesa leer: ¿Qué es el proceso Three Way Matching?

4. Optimiza tu proceso de compras

 Lograr que todos estos documentos estén centralizados, es muy difícil sin un buen proceso de compras, en el que todos sus pasos se cumplan y cada persona implicada, desempeñen correctamente su función.

 En este sentido, así como los procesos administrativos necesitan de apoyo tecnológico para simplificar y ejecutar, los procesos de compras también lo necesitan. Un SaaS en gestión de compras es un excelente aliado para simplificar el proceso de compras, sobre todo, cuando cuentan con asistentes virtuales de compra y servicios de outsourcing que te llevan todos tus pedidos a la puerta de tu oficina.

Quizás te interesa leer: 9 pasos para lograr un proceso de compras exitoso

Con Yaydoo, trackea todos tus gastos desde un solo lugar

 Yaydoo es un software de gestión de compras que te permite trackear tus gastos en tiempo real. Se trata de un sistema en la nube, en el que puedes integrar a todo tu equipo, crear órdenes de compra, hacer pagos y digitalizar compras para rastrear todo su proceso.

 Yaydoo.com te facilita el realizar 3-way-matches, ya que, tiene una sección en la que puedes cargar todos tus documentos y enlazarlos a una orden de compra, de esta forma podrás seguir de cerca, cada gasto que genera tu empresa, lo cual es muy importante para tu administración financiera.

 

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