¿Sabías que, la optimización del departamento de compras consiste en implementar estrategias para que todos los objetivos, KPIs y funciones de compras se cumplan lo más eficiente posible y, en el mejor de los casos, utilizando la menor cantidad de recursos?

Esto se traduce en tener un correcto funcionamiento de todas las etapas del proceso de adquisición, capacitando en temas administrativos, tecnológicos y  financieros a los miembros del departamento con el objetivo de poder agilizar dicho proceso, tener una correcta planeación, un buen manejo de presupuestos, rastreo de gastos y una relación asertiva con proveedores en temas de comunicación y negociación de precios.

Llevar a cabo este conjunto de estrategias, ciertamente representa un gran reto para las medianas y grandes empresas. Realizar todas estas labores en conjunto puede representar dificultades cuando por ejemplo, no se cuentan ni con los conocimientos, ni con la tecnología adecuada para aplicarlos.

Sin embargo,  los siguientes casos de éxito que les presentaremos a continuación, son un ejemplo del impacto que tiene la optimización de un departamento de compras; no se trata de una meta imposible, sino de tener un plan de acciones para cumplir tus metas. 

Caso 1: Aciturri

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Aciturri es una empresa aeronáutica española fundada en 1977. Para el 2011 esta empresa tenía una gestión de compras deficiente calificada por Cristina Álvarez. Luego de tomar el cargo de gerente de compras, esta persona revolucionó por completo los números del área, desarrollando una avanzada función de compras en el que se transformaron los procesos por completo. 

Durante el XVIII Congreso de Profesionales de Compras, organizado por Aerce, la Asociación de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos en España, Cristina Álvarez narró el viaje de “evangelización, seducción y concientización respecto a la importancia de las compras” que junto a su equipo le permitió convertir a esta área en un pilar de su empresa, con base en los siguientes principios:

  • Apoyo de la dirección, aspecto clave en cualquier cambio organizacional.
  • Profesionalización del equipo y separación de funciones y responsabilidades.
  • Uso de una herramienta electrónica de compras de alto nivel.
  • Las principales decisiones de los procesos de adjudicación y de sus modificaciones son adoptadas de forma colegiada por las personas implicadas dentro del proceso de  abastecimiento(Departamento de Compras y cliente interno).
  • Una buena gestión de KPIs.
  • Lean thinking para la constante búsqueda de la excelencia en todos los procesos. Esta filosofía promueve el crear valor y reducir desperdicio con el objetivo mejorar la productividad, la eficiencia, eficacia y la calidad de los procesos.

¿Cuál fue el resultado de estas estrategias de optimización del departamento de compras? Un ahorro del 14% en las compras y contrataciones de proveedores, a través de, una mejor relación con los proveedores.

Dicha empresa se favoreció de una relación ética y de compromiso con ellos, involucrando al departamento de compras en las plantas de producción y en las grandes decisiones de la compañía. Gracias a las estrategias empleadas se redujeron notoriamente los gastos de la empresa en compras.

Caso 2: Grupo Iberdrola

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Iberdrola es una empresa española líder en  producción, distribución y comercialización de energías limpias y sostenibles en Europa. En su Informe de actividad en compras y gestiòn en compras y gestiòn de proveedores y su contribuciòn a la sostenibilidad del grupo 2018-2019 señalan cuáles fueron las estrategias que implementaron para satisfacer sus demandas de insumos tanto a nivel nacional e internacional, dentro de las que destacan una optimización del departamento de compras

Para lograrlo, llevaron a cabo una distribución de las compras por tipología de suministro, divida de la siguiente manera: 68% para obras y servicios y 32% para equipos y materiales. 

En segundo lugar, todas las compras realizadas estuvieron respaldadas por una política de compras; que se encargaba de establecer el marco global para el control y la gestión de los riesgos (mercado, crédito, negocio, regulatorios, operacionales y reputacionales, ciberseguridad y penal) resultantes de las actividades de compra de materiales, equipos y de contratación de obras y servicios en el Grupo IBERDROLA.

Dentro de estas políticas de compras, se sentaron las bases de cómo se iba a llevar a cabo el flujo de procedimiento de compras, estandarizando cada una de sus etapas, quedando de la siguiente manera:

  1. Solicitud.
  2. Licitación.
  3. Adjudicación.
  4. Pedido.
  5. Recepción.
  6. Factura.

Finalmente, el Grupo Iberdrola elaboró un registro, clasificación y  evaluación de desempeño de proveedores según los siguientes criterios:

  • Seguridad y prevención riesgos laborales.
  • Evaluación del riesgo crediticio, salud financiera.
  • Calidad.
  • Riesgo de corrupción y soborno.
  • Referencias e historial de trabajos previos.

Debido al modelo de negocio de Iberdrola, basado en fabricación de tecnologías para la generación de energía limpia y sustentable, fue importante para ellos que sus proveedores compartiesen también estos mismos valores. Con la finalidad de  alinear sus objetivos y estrategias empresariales con sus proveedores, elaboraron el siguiente cuadro:

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A finales del 2018, el Grupo Iberdrola fue reconocido por la empresa CDP Supply-Chain , la cua la posición en la lista A, reconociendo el compromiso de la compañía con los Objetivos de Desarrollo Sostenible definidos por la ONU. 

Recientemente, la Dirección de Compras, junto al proyecto ya realizado de Revisión del Modelo de Compras del Grupo, ha iniciado un proyecto de Transformación Digital de los procesos y la adopción de herramientas que permitan prepararse para el cambio hacia modelos de gestión avanzados y los nuevos retos del mercado.

En definitiva, entre sus metas para seguir empleando un abastecimiento estratégico y un proceso de compras efectivo, destaca el de incorporar nuevas tecnologías a sus procesos, como lo puede ser un software de gestión de compras en la nube.

Caso 3:  Domino’s Pizza 

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Nuestro próximo caso de éxito, está relacionado a una optimización dentro del proceso de compras junto a la implementación de un abastecimiento estratégico.

Dicho caso de éxito lo encontramos en la obra de Andrews Bell y Mary Shelman:  Domino´s Pizza para el Harvard Business School Publishing en la que explican cómo entre los años 2007 y 2008, el incremento sorpresivo de los insumos básicos para elaborar los producto de Domino´s Pizza, tuvo un impacto negativo  en los costos operativos de la empresa.

Uno de los problemas más grandes para la empresa, era el precio del maíz y el trigo, dos insumos primordiales para la elaboración de pizzas.  Por otro lado, también se presentaba el riesgo de desabastecimiento por los distintos desastres meteorológicos que ocurrían. A pesar de esta situación,  los objetivos de ventas de Domino’s Pizza no podían perjudicarse.

Esto obligó a los directivos y gerentes de compras a responder proactivamente, realizando un análisis del impacto de la volatilidad del mercado en los costos de la cadena de abastecimiento y a considerar un replanteamiento del mismo. Uno de los aspectos básicos fue trabajar en el sistema de abastecimiento: se definieron criterios para la compra de artículos y la selección de proveedores con algunos de los cuales establecieron relaciones a largo plazo. 

Se realizaron las compras de forma centralizada, elaboraron la masa de pizzas en una operación de integración vertical y utilizaron un sistema de distribución ágil en todo el país, lo que permitió que la empresa tuviese un volumen combinado en economías de escala, reducción de costos y control de calidad de su materia prima.

Se apoyaron en un software de gestión para tomar pedidos de los clientes, enviar órdenes y conectarse con la red de proveedores, permitiendo realizar estimaciones de inventario para el reabastecimiento de los insumos. 

Siendo la segunda compañía más grande del mundo relacionada a la pizza, para el 2011 esta empresa logró reducir el riesgo de pérdidas monetarias al establecer equipos de compra dispuestos a trabajar de forma proactiva con los proveedores y eligiendo el mejor tiempo para comprar controlando costos, lo cual ayudó a seguir mejorando las dinámicas del departamento de compras.

Caso 4: Procter & Gamble (P&G)

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Procter & Gamble (P&G) es una multinacional enfocada en la industria de bienes de consumo, presente en más de 180 países.

Esta organización tuvo un importante ahorro en compras al emplear  tácticas del abastecimiento estratégico de forma global cambiando así su estrategia; lo que llevó a la compañía a innovar su tecnología para relacionarse con sus proveedores y poder cerrar una compra importante optimizando recursos y llegando a un ahorro considerable.

El nuevo proceso se apoyó en un software que le permitió a la empresa construir redes de abastecimiento en un programa nombrado “Expressive Competition”, este programa, ayudó a P&G a tener más de 200 millones, casi un 9.6% de ahorros en un periodo de dos años y medio aproximadamente, según la publicación: Changing the Game in Strategic Sourcing at Procter&Gamble: Expressive Competition Enabled by Optimization. Este sistema permitió a los proveedores beneficiarse de esta iniciativa fortaleciendo relaciones y aumentando su fidelidad la compañía.

Caso 5: Gobierno Federal de Estados Unidos

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No sólo compañías que buscan rentabilidad optan por transformar su sistema hacia una estrategia de ahorro y nuevas oportunidades. En estos últimos 20 años, los gobiernos también hablan de transformación y reinvención en el área de compras, como es el caso del Gobierno Federal de EEUU, quién se vio en la necesidad de transformar su forma de hacer negocios para mejorar sus modelos de abastecimiento.

Según la publicación “Strategic Sourcing and Federal Government Transformation” de Steven Else esta entidad gubernamental  se enfocó en el  estrategias para transformar sus procesos y servicios, optimizando su departamento de compras y abastecimiento.

Te invitamos a leer:  Todo lo que necesitas sobre el abastecimiento estratégico

Un buen ejemplo de iniciativa que sirve como benchmark, es el caso de compra de materiales y suministro de oficina, como equipos de cómputo, papelería, productos de limpieza, etc;  donde la oficina encargada de las compras se alió con otras agencias de outsourcing y proveedores para negociar un buen precio generando más de $350 millones en ahorros durante la presidencia de Bush en el 2002. Cabe destacar que, esta publicación de Else incluye una discusión sobre la relevancia del abastecimiento estratégico para una gerencia gubernamental.

Conclusión

En definitiva, todos estos casos de éxitos tienen en común un elemento muy importante en nuestros días: la adopción de tecnologías para la optimización del departamento de compras en forma de softwares ya sea en la nube o de forma remota, con el principal objetivo de lograr: automatizar los procesos de compras, la comunicación con proveedores y la medición de resultados en un período de tiempo, en cuanto a cifras de gastos y presupuestos realizados.

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Estos casos de éxito son un ejemplo de la utilidad que tiene la tecnología enfocada en el control de gastos y la gestión de compras para implementar un abastecimiento estratégico, reducir costos, mejorar la competitividad y el ahorro de gastos. Bajo esta premisa, en Yaydoo hemos creado un software de gestión de compras con el que puedes optimizar tu departamento de compras, debido a su facilidad de integrar a múltiples miembros, diseñar flujos de aprobación, auditar procesos de compras y mucho más. 

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