¿Trabajas en el departamento de compras  y quieres conocer algunos consejos para mejorar el proceso de compras? Como CPO, sabemos cuán importante es para ti mantener bajo control las dinámicas de compra y aprovechar al máximo el presupuesto de tu empresa, es por eso que recopilamos, para ti, una serie de recomendaciones que podrán ayudarte a optimizar tu proceso de compras y comenzar el 2020 con el pie derecho. ¡Esperamos que te sean de utilidad!

Consejos para mejorar el proceso de compras

1. Implementa un abastecimiento estratégico

Cuando hablamos de abastecimiento estratégico, nos referimos al proceso que una empresa implementa para determinar su estado actual de gastos (análisis interno) y  el mercado de sus proveedores (análisis externo) con el objetivo de diseñar estrategias de compra, negociación y reducción de costos que les permitan aprovechar al máximo su capital de trabajo y competitividad en el mercado.

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La lógica detrás de esta metodología es la de conocer tanto las oportunidades y amenazas de tus proveedores para encontrar puntos de negociación, así como también, establecer un proceso de compras clave que te permita cumplir a tiempo los plazos de pago, registrar correctamente todas las transacciones y al mismo tiempo, satisfacer todas las demandas de la empresa relacionada a materia prima, insumos de oficina y contrataciones de servicios.

¿Por qué es importante tener un abastecimiento estratégico?

Cuando implementas un abastecimiento estratégico estás sentando las bases de cómo debe llevarse a cabo tu proceso de compras para que esté alineado con tus estrategias corporativas. Lo cual se traduce en estipular cómo será el proceso desde la solicitud de compras por parte de un jefe de departamento, gerente operativo u office manager, hasta que la mercancía llega a tu oficina o almacén y debe ser pagada. 

Si identificas el tiempo y las actividades claves en todo ese trayecto, ten por seguro que optimizarás tu empresa, reducirás costos y ganarás flexibilidad. Lo más recomendable es diseñar diagramas de flujo que te ayuden a visualizar, con mayor claridad, tu proceso de compras. 

He aquí 9 Pasos para Implementar un Proceso de Compras Exitoso que te ayudarán a construir este ciclo de compras e implementar en tu empresa un proceso de abastecimiento estratégico te recomendamos seguir estos 7 Pasos los cuales también a definirán el trayecto de compras de tu empresa.  Mira como, por ejemplo, el Grupo Iberdrola estableció su proceso de compras:

2. Presupuesta y planifícalo todo

Una práctica que puede marcar la diferencia a la hora de mejorar el proceso de compras es la correcta planeación de los aspectos necesarios previos al momento de crear una orden compra. No tomar en cuenta los tiempos de entrega o no evaluar distintos presupuestos antes de hacer un pedido, puede traer problemas en el cumplimiento de los objetivos del departamento, como: satisfacción de las demandas de la empresa, ahorro de costos y rapidez en el proceso.

Por lo tanto, es fundamental mantener un orden y un planning  en el que se incluya la cantidad correcta de materia prima o los servicios puntuales que tu empresa necesita para evitar hacer compras innecesarias, elevar los costos del inventario y realizar pagos a los proveedores incorrectos. Así como también, un control de todos los gastos a realizar.

3. Trackea cada gasto

Para tener un proceso de compras ejemplar, asegúrate de que todo quede por escrito y registrado. Desde la orden de compra, hasta la factura y el comprobante de recibido. Esto te permitirá trackear tus gastos en todo momento y hacer una correcta rendición de cuentas en auditorías y procedimientos de 3-way-matching.

También te recomendamos al realizar una orden de compras, pedir por escrito todas las condiciones acordadas, como cantidad de artículos, características, precios, plazos y condiciones de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor, etc; de esta forma, estarás protegiendo a tu empresa en caso de que haya algún problema al momento de recibir tu pedido, así como también, evitando cualquier tipo de fraude en el departamento de compras.

Quizás te interese leer: ¿Cómo hacer un tracking adecuado para los gastos de tu empresa?

4. Mide el desempeño de tus actividades y estrategias

Mejorar el ciclo de compras de tu empresa es un proceso continuo que necesita medirse mes a mes. No ocurrirá de la noche a la mañana y para seguir de cerca tu crecimiento, es importante que utilices métricas de rendimiento, conocidas en inglés como Key Performance Indicators (KPIs) específicas para evaluar la gestión de compras empresarial

Recuerda que lo que no se mide, no se puede mejorar, así que entre los indicadores de medición que puedes utilizar, se encuentran:

  • Ahorro total.
  • Tiempo empleado o tiempo en culminar una actividad.
  • Nivel de productividad
  • Desviación presupuestaria o real
  • Ciclo de tiempo de la orden de compra
  • Tiempo de entrega del proveedor
  • Índice de rotación de cuentas por pagar
  • Gasto total por proveedor
  • Procurement ROI

Para saber cómo calcularlas te invitamos a leer nuestros artículos: ¿Sabes cuáles son los KPIs de gestión de compras que puedes utilizar en tu empresa? Y los 5 principales KPI que debes medir en tu departamento de compras

5. Diseña una política de gestión de compras y un código de ética.

Entre los consejos para mejorar el proceso de compras, se encuentra que, sin importar quien esté a cargo del departamento de compras, es muy importante establecer políticas y parámetros de compra para el manejo de apropiado de los recursos financieros de tu empresa.

Lo idóneo es que estos acuerdos sean respetados por todos los miembros involucrados en el proceso, desde el departamento de compras hasta el de finanzas y se encuentren alineados con los valores y objetivos de la empresa, ya que éstos servirán como una guía indispensable para las relaciones con clientes y proveedores.

Por ejemplo, el grupo Ibedrola en su Informe de actividad en compras y gestiòn en compras y gestiòn de proveedores y su contribuciòn a la sostenibilidad del grupo 2018-2019 dejó muy claro cuál es su política de gestión de compras, entre las que destacan:

  • Promover una sólida cultura de riesgos y el desarrollo de una cultura empresarial ética y de honestidad a lo largo de toda la organización, que sustenten el comportamiento profesional y éticamente responsable de todos los empleados, aplicando con rigor el Código de Ética. 
  • Establecer de forma coordinada los criterios y controles relacionados con las actividades de compras y contratación de equipos, materiales, obras y servicios en beneficio de las sociedades integradas en el Grupo, garantizando el pleno respeto a la organización corporativa derivada del Sistema de gobierno corporativo del Grupo. 
  • Potenciar la motivación y participación activa de los empleados, la formación necesaria para el desempeño de sus funciones y su desarrollo profesional. 
  • Establecer procesos de selección de proveedores que se adecúen a criterios de objetividad, imparcialidad e igualdad de oportunidades, asegurando en todo momento la profesionalidad de los empleados y la lealtad al Grupo y a sus accionistas, con independencia de intereses propios o de terceros. 

6. Apóyate en el uso de tecnologías

Desde la Revolución Industrial, el uso de tecnologías ha sido indispensable para la continua mejora de procesos. En un entorno globalizado caracterizado por el crecimiento de tecnologías digitales, los procesos de compras no están exentos de beneficiarse de estas nuevas herramientas, por lo contrario, se han convertido en sus mayores aliados para simplificar y automatizar cada una de sus etapas. 

Actualmente puedes apoyarte en sistemas de gestión de compras electrónicos para  generar información confiable que te ayude a tomar mejores decisiones para tu proceso de compras. Aunque de momento, debas considerarlo como una inversión a realizar, tu empresa lo agradecerá a corto plazo ya que podrás automatizar tu proceso de compras e inclusive potenciar tu control de gastos.

Yaydoo: tu aliado para mejorar el proceso de compras de tu empresa

Imagínate cuán sencillo puede ser llevar a acabo cada una de las etapas del proceso  de abastecimiento de tu empresa, centralizándolas en un software de gestión de compras en la nube como Yaydoo en el que podrás automatizar:

  • La creación de solicitudes de órdenes de compras.
  • Tener flujos de aprobaciones de presupuesto.
  • Enviar órdenes de compras a proveedores.
  • Comparar propuestas enviadas para escoger el que se adapte mejor a tu presupuesto.
  • Calendarizar tus cuentas por pagar para no pasar por alto ningún pago a tus proveedores.
  • Hacer pagos con un solo click y trackear tus gastos en tiempo real.

¿Quieres mejorar el proceso de compras de tu empresa?

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