Dile adiós a realizar tareas repetitivas manualmente dentro de tu proceso de abastecimiento. En este artículo, te explicaremos las ventajas de automatizar el departamento de compras de tu empresa y las herramientas que puedes usar para lograrlo eficazmente. ¡Acompáñanos!

Ventajas de automatizar el departamento de compras

Los departamentos de compras deben realizar constantemente operaciones repetitivas y monótonas para adquirir los productos y servicios necesarios en tu empresa. Entre ellas se encuentran:

  • Creación de órdenes de compras.
  • Comunicación con proveedores.
  • Recepción de cotizaciones.
  • Aprobación de facturas. 

Para ejecutar y automatizar todas estas operaciones en un solo lugar, es común implementar softwares de gestión de compras o plataformas de planificación de procesos y recursos (ERPs). Veamos cuáles son las otras ventajas que le ofrecen a tu empresa:

 

1. Reduce gastos

 

Al principio, la gestión de compras automatizada reduces el papeleo y los esfuerzos manuales. Con el tiempo, esto te ayudará a disminuir gastos en compras de insumos de papelería, así como en las contrataciones de personas encargadas de realizar las tareas repetitivas del ciclo de abastecimiento.

Los procesos automatizados también proporcionan datos históricos de fácil acceso sobre el mercado los proveedores que pueden ser útiles para negociar precios de compra más bajos.

 

2. Acelera el proceso de compras

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Automatizar el departamento de abastecimiento te ayuda acelerar el proceso de compras porque te permite digitalizar flujos de aprobación, plantillas de órdenes de compra y facturación.

Tener al alcance funcionalidades para aprobar y crear documentos en pocos minutos, es una gran ventaja para que el ciclo de compras se realice de forma rápida y con la menor cantidad de errores. 

Así, evitas que la logística de aprobación se realice manualmente, logrando que en tan solo un par de minutos, el CPO autorice el envío de órdenes de compra o el gerente de finanzas apruebe una factura de pago. 

Lo mismo ocurre cuando se trata de crear dichos documentos. A través de un software de gestión de compras, podrás acceder a plantillas personalizadas de órdenes de compras y facturas electrónicas, lo cual te permite vaciar rápidamente la información correspondiente. 

 

3. Mejora la visibilidad de gastos

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Implementar soluciones tecnológicas para la automatización de tareas, es fundamental para visualizar tus presupuestos y gastos, ya que, te ofrecen tableros para ver salidas de dinero en tiempo real.

Así podrás saber cuánto se tiene presupuesto gastar y de ese total, las cantidades que han egresado en la compra de productos o contratación de servicios.

También, el visualizar los movimientos de dinero en tu empresa te ayuda a:

  • Controlar mejor tus gastos.
  • Crear estrategias de compras.
  • Detectar oportunidades de ahorro.
  • Anticipar cuellos de botella.

 

4. Incrementa la productividad

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Entre las ventajas de automatizar el departamento de compras, se encuentra la forma en la que ayuda tus equipos a usar eficientemente su tiempo con el fin de obtener resultados rápidos y eficaces.

Con todo el proceso accesible a un clic de distancia, el equipo de compras podrá dedicarse a realizar análisis situacionales y de gestión,  en vez de consumir la mitad de su jornada laboral en procedimientos manuales que fácilmente pueden automatizarse.

Esto será clave para:

  • Diseñar estrategias de abastecimiento.
  • Realizar análisis de datos.
  • Replantear objetivos.
  • Encontrar soluciones factibles a los problemas.
  • Tomar mejores decisiones

Por otro lado, a través de la automatización del departamento de compras puedes digitalizar flujos de trabajo, asignar tareas y dar seguimiento a su cumplimiento. Lo cual también incide en mejorar la productividad de tus equipos.

 

5. Mejora la comunicación con tus proveedores

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Las herramientas de automatización para el área de compras, funcionan como canales predilectos para establecer una comunicación transparente y directa con tus proveedores.

A través del software se facilita el intercambio de órdenes de compras, cotizaciones y facturas. Así, ambas partes están al tanto de sus responsabilidades, los tiempos de entrega y el estado actual de los pedidos. 

Con ello se evita inconvenientes, retrasos de pago y errores de comunicación que pueden retrasar el proceso de compras o en el peor de los cosas, afectar la relación que se tenga con los proveedores.

En definitiva, automatizar el departamento de compras te brinda múltiples ventajas. La  principal es que te permite liberar a los profesionales de compras de tareas de poco valor para que puedan concentrarse en actividades de visión corporativa más estratégicas.

Te invitamos a leer: beneficios de la automatización del proceso de compras en la empresa

Yaydoo.com: un software de gestión de compras para automatizar el departamento de compras 

Con Yaydoo.com, nuestra solución tecnológica para la gestión de compras, podrás automatizar tu departamento de abastecimiento a través de las siguientes funcionalidades:

Plataforma de administración de compras

  • Crea órdenes de compra.
  • Establece flujos de aprobación.
  • Audita tus gastos a través de un proceso de 3-way-match.
  • Ve tus gastos en tiempo real filtrado por categoría, departamento y proveedor.
  • Agenda tus cuentas por pagar para evitar multas por retraso.
  • Obtén reportes de costos, gastos y pagos gracias a nuestro sistema de cobranzas en línea.

 

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