Considerando la importancia que tiene que tus distribuidores de materia prima y servicios cumplan exitosamente con sus obligaciones, a continuación, te traemos…

5 consejos para mejorar el desempeño de los proveedores de tu empresa

1. Mide el desempeño actual de tus proveedores

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¿Cómo mejorar el desempeño de tus proveedores, si no conoces, cómo han estado cumpliendo sus funciones hasta el momento?, ¿cómo saber qué aspectos deben perfeccionar, si no se tiene una visión integral de su desempeño en los últimos 3 meses?

Partiendo de estas preguntas, nuestro primer consejo es: 

Evalúa el desempeño actual de tus proveedores para saber qué estrategias o acciones deben optimizar en un futuro. 

El producto de dicha evaluación debe ser un informe que pueda mostrarle a tus proveedores para incentivarlos a mejorar.

Por otro lado, se supone que para realizar esta acción, el departamento de compras de tu empresa debió haber establecido y evaluado indicadores claves de rendimiento (KPIs); por ejemplo:

  • Tiempo de entrega promedio de productos y servicios solicitados.
  • Índice de cumplimiento de acuerdos establecidos y de entregas.
  • Número de reclamos por problemas relacionadas a la materia prima.

Por tal motivo, lo que debes haces es comparar los resultados obtenidos en evaluaciones pasadas con los resultados actuales. 

En caso de no haber identificado previamente dichos KPIs, es momento de que lo hagas e implementes planes de seguimiento o auditorías mensuales, trimestralmente y semestrales. 

Ten presente que la calidad es más importante que la cantidad cuando se trata de establecer métricas e indicadores de rendimiento.

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2. Escucha sus necesidades y recomendaciones 

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Si luego de la evaluación de desempeño, se nota una disminución en el cumplimiento de las obligaciones y funciones de tus proveedores, te recomendamos organizar una reunión y discutir, en conjunto, causas y soluciones a los problemas detectados.

En esto consiste escuchar las necesidades y recomendaciones de tus proveedores. A lo mejor, los resultados negativos obtenidos en la evaluación es consecuencia de:

  • Conflictos dentro del mercado de tus proveedores.
  • Errores de comunicación de tu empresa.
  • Incumplimientos en la planificación acordada.
  • Retrasos en las cuentas por pagar.

En este sentido, es importante que ambas partes negocien las soluciones a implementar y organicen planes de acción para solventar la situación lo más rápido posible.

En su defecto, este intercambio de perspectivas puede llevarte a considerar la búsqueda de nuevos proveedores que demuestren un desempeño más eficiente y eficaz.  Sin embargo, debes tener presente que incluso los mejores proveedores a veces cometen errores. 

Por lo que es trabajo de ambas partes, evaluar cómo mejorar los distintos obstáculos que se presentan a lo largo del camino, tomando como referencia las métricas establecidas, los resultados obtenidos y las expectativas futuras.

3. Diseña programas de capacitación e incentivos 

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Para explicarte en qué consiste este consejo, usaremos a la empresa Iberdrola como ejemplo. 

En el informe Actividad de compras y gestión de proveedores 2019-2020,  esta empresa señala que dispone de un “Programa de Innovación con Proveedores” que tiene como objetivo promocionar y acelerar el desarrollo de sus productos y servicios y resolver las necesidades futuras de la compañía.

Para cumplir el  objetivo, el programa se centra en tres ejes:  

  • Facilitar el acceso a mecanismos de financiación para los proveedores. 
  • Impulsar la creación conjunta de empresas (spin-off proveedores) a través del fondo Perseo.  
  • Compra innovadora de los productos o servicios desarrollados. 

Adicional al programa de capacitación, Iberdrola anualmente celebra sus “Premios al mejor Proveedor del Año” cuyo propósito es:

Incentivar, promover y reconocer la excelencia, el desarrollo sostenible, la calidad, la internacionalización, la innovación, la responsabilidad social corporativa, la creación de empleo y la prevención de riesgos laborales de sus proveedores.

También, Iberdrola ha contribuido a que empresas proveedoras, que inicialmente eran locales y no disponían de sistemas de gestión o estaban enfocadas a una única actividad, hayan:

  • Accedido a nuevos mercados y clientes.
  • Estado inmersas en proyectos de I+D.
  • Conseguido ser más competitivas desarrollando una presencia internacional que les está permitiendo ser líderes en sectores tales como las energías renovables, el mantenimiento de plantas industriales, la construcción de instalaciones energéticas, servicios globales, entre otros.

En este sentido los planes de capacitación e incentivos que Iberdrola tiene con sus aliados comerciales, son un buen ejemplo de estrategias para mejorar el desempeño de los proveedores. 

Puedes organizar programas de capacitación a través de alianzas con grupos interdisciplinarios de expertos que ayuden a tus proveedores a adquirir competencias de:

  • Calidad.
  • Planeación de la producción.
  • Logística.
  • Tecnologías de la manufactura.
  • Protección ambiental.
  • Seguridad en el trabajo.

Del mismo, no solo te recomendamos replicar alguna de las iniciativas mencionadas en tu organización para que tus proveedores se sientan motivados y con el respaldo suficiente para mejorar cada día sus operaciones, sino también, establecer cuáles serán las recompensas que recibirán tus proveedores por su buen desempeño.

4. Designa un equipo para la auditoría y evaluación de proveedores

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Entre los consejos para mejorar el desempeño de los proveedores destaca  el destinar dos o más miembros del equipo de compras a auditar y evaluar mensualmente:

  • Los indicadores de desempeño establecidos
  • La logística de las capacitaciones.
  • El cumplimiento de los acuerdos y objetivos establecidos en el plan de abastecimiento. 
  • El otorgamiento de beneficios o incentivos a proveedores por parte de tu empresa.
  • La logística pertinente a las reuniones con proveedores.

Dependiendo de cuán grande y compleja sea la cadena de suministro,  la cantidad de proveedores, la logística y la planificación, pueden sumarse a este equipo nuevas personas especializadas en la gestión de proveedores.

Ten presente que estos equipos deben ser permanentes, es decir, no deben pensarse como grupos de trabajo temporales o a corto plazo. 

En el grupo profesional establecido, todos deben trabajar en conjunto para mejorar el desempeño de los proveedores, proponiendo nuevas estrategias y actividades que puedan contribuir a lograrlo.

5. Implementa un software de gestión de compras

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Una manera de efectiva de agilizar la comunicación con tus proveedores, registrar su desempeño y obtener data en tiempo real sobre los procesos del ciclo de compras en el que estos forman parte, como:

  • Recepción de la orden de compra.
  • Intercambio de presupuesto.
  • Envío de la mercancía solicitada.
  • Expedición de factura.

Yaydoo: una herramienta que te puede ayudar a mejorar el desempeño de los proveedores

En Yaydoo, hemos creado un software de gestión de compras en el que puedes gestionar información de tus proveedores para diseñar estrategias que te permitan mejorar su desempeño,

Además, en nuestra plataforma, encontrarás una variedad de  proveedores para tu empresa, podrás:

  • Centralizar las comunicaciones con tus proveedores.
  • Acceder a más de 20.000 productos previamente negociados.
  • Solicitar cotizaciones, comparar precios y escoger las propuestas que mejor se adapten a tu presupuesto y necesidades.
  •  Subir a la plataforma la información de tus proveedores (sino forman parte del portal B2B).
  • Crear de forma rápida y sencilla, las órdenes de compra de los productos y/o servicios que necesitas para tu oficina. 

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