Sea cual sea tu área de desempeño en una empresa, es importante que conozcas los beneficios del control de costos, un proceso fundamental para garantizar la rentabilidad y el crecimiento de toda organización. 

En este artículo, te explicamos en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo puedes usar un software de gestión de compras para controlar tus costos efectivamente.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos es un proceso que consiste en identificar las salidas de dinero vinculadas a la producción de bienes y servicios con el fin de diseñar estrategias de ahorro.

Sus etapas son:

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Las acciones a realizar en cada fase son:

  • Planificación de recursos: identifica el capital de inversión de la empresa y los recursos esenciales para producir tus bienes y/o servicios. Por ejemplo: materia materia, transporte, mano de obra, entre otros. 
  • Estimación de costos: estipula montos aproximados de lo que pueden costar dichos recursos en el mercado.
  • Presupuesto de costos: solicita presupuestos actualizados a proveedores.
  • Estrategia de ahorro: compara tu estimación con los presupuestos reales y luego, diseña e implementa estrategias de ahorro.

Diferencias entre control de costos y gastos

Si bien, ambos procesos tienen como objetivo diseñar estrategias de ahorro, se aplican en diferentes áreas y contexto.

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Si quieres profundizar en el control de gastos, te invitamos a leer: ¿cómo hacer un tracking adecuado de los gastos de tu empresa?

Beneficios del control de costos

1. Evita pérdidas de capital de trabajo 

Cuando estableces un control de costos en tu empresa, estás asegurando un buen manejo del capital de trabajo.

El capital de trabajo es tu activo más importante ya que, es el dinero con el que sustentas los costos y las actividades principales de tu empresa. Dicho capital, te permite satisfacer tus necesidades operativas y de producción. 

Este dinero, usualmente es financiado por entidades bancarias e inversionistas, por lo que un control de costos será clave para aprovechar cada peso y mejorar el ROI.

Quizás te interese leer: todo lo que necesitas saber para obtener un crédito de capital de trabajo.

2. Te ayuda a identificar compras innecesarias 

La administración de control de costos te permite conocer el estado de tus inventarios y así identificar compras innecesarias. Esto significa saber qué insumos no son prioritarios y  cuáles son las cantidades exactas que se deben comprar. Lo cual, es fundamental para cumplir con tu presupuesto y evitar gastos que se escapen de él.

3. Mejor precio – mayor competitividad

Implementar un control de costos mejora tu competitividad porque te ayuda a disminuir el precio de venta.Para establecer el precio de venta de tus productos y/o servicios, debes guiarte por lo que hayan costado, es decir, los costos determinarán su valor final. 

En este sentido, si tus costos de producción son bajos, debido a que encontraste oportunidades de ahorro en la compra de insumos y materia prima, el precio final de tus productos y/o servicio también lo serán.

4. Incrementa tus ganancias

Si tener un control de costos disminuye tus precios en el mercado, eso quiere decir que tus ventas podrían crecer y conjunto a ello, tus márgenes de ganancia.

Mientras mayor sea tu ganancia, mayor oportunidad de invertir en insumos, tecnología o lo que tu empresa necesite para ser más productiva.

5. Detecta fraudes en el departamento de compras 

Uno de los beneficios del control de costos es que te permite detectar si algún miembro del área de compras o abastecimiento, está cometiendo fraudes o malversaciones de fondos. Si todas las compras principales en tu empresa, se planifican, estiman y presupuestan antes de desembolsar cualquier monto, será más sencillo para ti identificar señales de fraudes e incongruencias en el ciclo de compras.

Algunas señales de fraudes:

  • El inventario llegó incompleto.
  • La cantidad de insumos entregados no concuerdan con la orden de compra.
  • El monto de la factura posee un valor más alto del acordado con el proveedor.
  • Miembros de tu equipo no están implementando las estrategias de ahorro establecidas.

En ese sentido, controlar tus costos será importante para estructurar cómo se debe invertir el dinero de tu empresa e identificar cuándo este proceso, no se está ejecutando correctamente.

¿Cómo un software de gestión de compras te ayuda a controlar los costos de tu empresa?

Un software de gestión de compras como Yaydoo, te permite centralizar toda la información relacionada al proceso de compra, desde las personas que están a cargo de aprobar órdenes y facturas de compras, hasta todos tus proveedores.

Algunos de los beneficios son:

  • Visualizar presupuestos antes de comprar, lo que ayudará a nunca gastar de más.
  • Solicitar cotizaciones a múltiples proveedores.
  • Crear y aprobar órdenes de compra.
  • Solicitar y validar la documentación de tus proveedores.
  • Realizar el 3-way-match, logrando tener toda la documentación en la misma plataforma.

Yaydoo es una herramienta que te permitirá tener un programa para compras y proveedores y te ayudará a automatizar tus procesos, para que tú te ocupes de lo que mayor atención requiera.

¡Pruébalo ya y mejora tu gestión de compras empresariales!

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