Si eres director ejecutivo, gerente de compras o director de finanzas es importante que conozcas los beneficios del control de costos. Se trata de un proceso fundamental para garantizar la rentabilidad y el crecimiento de tu empresa. 

En este artículo, te explicamos en qué consiste, cuáles son sus ventajas y cómo puedes usar un software de gestión de compras para controlar tus costos efectivamente.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos es un proceso que consiste en identificar las salidas de dinero vinculadas a la producción de bienes y servicios con el fin de diseñar estrategias de ahorro.

Sus etapas son:

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Las acciones que debes realizar en cada fase son:

  • Planificación de recursos: identifica el capital de inversión de tu empresa y los recursos esenciales para producir tus bienes y/o servicios. Por ejemplo: materia materia, transporte, mano de obra, entre otros. 
  • Estimación de costos: estipula montos aproximados de lo que pueden costar dichos recursos en el mercado.
  • Presupuesto de costos: solicita presupuestos actualizados a proveedores.
  • Estrategia de ahorro: compara tu estimación con los presupuestos reales y luego, diseña e implementa estrategias de ahorro.

Diferencias entre control de costos y gastos

Un error común es confundir el control de costos con el control de gastos. Si bien, ambos procesos tienen como objetivo diseñar estrategias de ahorro, se aplican en diferentes áreas y contexto.

Te mostramos: 

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Si quieres profundizar en el control de gastos, te invitamos a leer: ¿cómo hacer un tracking adecuado de los gastos de tu empresa?

Beneficios del control de costos

Conoce los beneficios de implementar un control de costos:

Evitas pérdidas de capital de trabajo 

Cuando estableces un control de costos en tu empresa, estás asegurando un buen manejo del capital de trabajo.

El capital de trabajo es tu activo más importante ya que, es el dinero con el que sustentas los costos y las actividades principales de tu empresa. Dicho capital, te permite satisfacer tus necesidades operativas y de producción. 

Este dinero, usualmente es financiado por entidades bancarias e inversionistas, por lo que un control de costos será clave para aprovechar cada dólar y mejorar el retorno de inversión.

Quizás te interese leer: todo lo que necesitas saber para obtener un crédito de capital de trabajo.

Te ayuda a identificar compras innecesarias 

La administración de control de costos te permite conocer el estado de tus inventarios y así identificar compras innecesarias. 

Esto significa saber qué insumos no son prioritarios y  cuáles son las cantidades exactas que se deben comprar. Lo cual, es fundamental para cumplir con tu presupuesto y evitar gastos que se escapen de él.

Mejora tu competitividad

Implementar un control de costos mejora tu competitividad porque te ayuda a disminuir el precio de venta.

Para establecer el precio de venta de tus productos y/o servicios, debes guiarte por lo que hayan costado, es decir, los costos determinarán su valor final. 

El procedimiento básico para establecer el precio de tus productos, es sumando todos tus costos y dividiéndolos entre las unidades obtenidas.

En este sentido, si tus costos de producción son bajos, debido a que encontraste oportunidades de ahorro en la compra de insumos y materia prima, el precio final de tus productos y/o servicio también lo serán.

Ofrecer precios accesibles en un mercado competitivo, es una forma excelente de sumar potenciales a tu empresa.

Incrementa tus ganancias

Si tener un control de costos disminuye tus precios en el mercado, eso quiere decir que tus ventas podrían crecer y conjunto a ello, tus márgenes de ganancia.

Seamos honestos: las personas quieren adquirir productos y/o servicios de calidad a precios accesibles. Si tu empresa brinda esta cualidad, podrás atraer más compradores a tu empresa.

Así que, mientras más productos y/o servicios vendas, más altos serán tus márgenes de ganancia. Lo cual, será clave para tener ingresos que te permitan invertir en:

  • Softwares para la automatizar tus procesos.
  • Reposición de inventario.
  • Campañas publicitarias en canales tradicionales y digitales.
  • Mobiliario y equipos de cómputo para tu oficina.
  • Asesorías y consultorías con expertos.

Te permite detectar señales de fraudes en el departamento de compras 

Uno de los beneficios del control de costos es que te permite detectar si algún miembro del área de compras o abastecimiento, está cometiendo fraudes o malversaciones de fondos.

Si todas las compras principales en tu empresa, se planifican, estiman y presupuestan antes de desembolsar cualquier monto, será más sencillo para ti identificar señales de fraudes e incongruencias en el ciclo de compras..

Conoce algunas señales de fraudes:

  • El inventario llegó incompleto.
  • La cantidad de insumos entregados no concuerdan con la orden de compra.
  • El monto de la factura posee un valor más alto del acordado con el proveedor.
  • Miembros de tu equipo no están implementando las estrategias de ahorro establecidas.

En ese sentido, controlar tus costos será importante para estructurar cómo se debe invertir el dinero de tu empresa e identificar cuándo este proceso, no se está ejecutando correctamente.

Para conocer más alertas de fraudes, te invitamos a leer:

¿Cómo un software de gestión de compras te ayuda a controlar los costos de tu empresa?

Un software de gestión de compras es un espacio donde puedes almacenar y centralizar todo los datos relacionados al proceso de compra, desde las personas que están a cargo de aprobar órdenes y facturas de compras, hasta la base de datos de tus proveedores.

Consiste en una herramienta indispensable para controlar costos y gastos, ya que te permite:

  • Visualizar inventarios y gastos en tiempo real.
  • Crear presupuestos y límites de consumo por departamento.
  • Aprobar órdenes de compra y facturas.
  • Comparar cotizaciones de proveedores para elegir las más económicas.
  • Evaluar el proceso de compras a través de auditorías 3-way-matching.

Yaydoo.com: tu aliado para el control de costos y gastos

Con Yaydoo.com, nuestra solución tecnológica para la gestión de compras, podrás controlar tus costos y gastos a través de las siguientes funcionalidades:

Plataforma de administración de compras

  • Crea órdenes de compra.
  • Establece flujos de aprobación.
  • Audita tus gastos a través de un proceso de 3-way-match.
  • Ve tus gastos en tiempo real filtrado por categoría, departamento y proveedor.
  • Agenda tus cuentas por pagar para evitar multas por retraso.
  • Obtén reportes de costos, gastos y pagos gracias a nuestro sistema de cobranzas en línea.

Marketplace o portal B2B con productos previamente negociados

Compra miles de productos y servicios previamente negociados dentro un mismo catálogo (portal B2B) o con tus propios proveedores.

Tarjetas empresariales para establecer límites de consumo por departamento

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