¿Necesitas mejorar tu proceso de compras? Entonces es momento de que contrates a un auxiliar de compras y comiences a externalizar algunas funciones en tu empresa.

En este artículo te vamos a explicar algunas razones que pueden motivarte hacerlo y a entender la importancia de tener un proceso de compras exitoso con la ayuda de un profesional. 

Razones para Contratar un Auxiliar de Compras

1. Optimización de recursos

Seguramente entre las metas de tu empresa se encuentra vender más, con la menor cantidad de esfuerzos y de recursos a invertir tanto humanos como financieros. Es decir, que constantemente estás pensando en estrategias para aprovechar al máximo tu dinero y hacerlo más eficiente.

En el área de compras, cuando no existe una persona que sea experta en analizar reposiciones de inventarios,  buscar proveedores, seleccionar catálogos, gestionar y negociar de contratos, aumentan las posibilidades de que se paguen cosas que no sean necesarias y  que pudieron ahorrarse si se hubiese escogido a otro proveedor, o al menos, si se hubiese comparado propuestas de presupuestos.

Un asistente de compras cuenta con la experiencia y preparación profesional para emplear todas estas acciones y ayudarte a cumplir tus metas relacionadas al ahorro de gastos. Será una persona encargada en hacerle seguimiento al proceso de compras y de velar porque desde un inicio, todo lo que solicitó y se envió como una orden a los proveedores, sea realmente lo necesario. 

2. Atención y generación de estrategias personalizadas

Cuando contratas un auxiliar de compras, no solo estás sumando a tu empresa un nuevo aliado para gestionar tu proceso de compras, sino también a una persona que pueda brindarte la atención dedicada y personalizada que merece tu empresa. ¿A qué nos referimos con esto? 

Un asistente de compras se encargará de conocer tu mercado, necesidades, objetivos y planes de acción, por lo que al momento de buscar proveedores, lo hará pensando en aquellas empresas que compartan tus mismos valores, ofrezcan contratos que te beneficen, sean responsables y tengan una buena reputación en el mercado, con el objetivo de evitar fraudes e inconvenientes a futuro.

Al momento de sugerir o crear catálogos de compra, lo hará pensando en tus necesidades, en que los productos e insumos a adquirir cumplen con estándares de calidad, en que la mercancía llegue en el horario que corresponde, etc. En líneas generales, se trata de una persona 100% dedicada y enfocada en optimizar tu proceso de compras que vale la pena tener cerca. 

3. Evita retrasos y errores en el proceso de compras

En los últimos años, las demandas de los consumidores han evolucionado en términos de inmediatez, conveniencia y personalización, por nombrar solo algunas. Las cadenas de suministro y los procesos de compras, tienen que hacer frente a estas nuevas expectativas mientras operan en un mercado tan competitivo.

Significa que los profesionales del área de compras deben gestionar escenarios más complejos en un contexto con menor tolerancia a errores y lentitud. Y es cuando la ayuda de un servicio de outsourcing o de un auxiliar de compras se vuelve tan necesario para que la compra de insumos y contratación de servicios, se lleve a cabo lo mejor posible y no retrase ningún proceso de producción.

 

4. Disminuye riesgos y fraudes en el departamento de compras

La mayoría de las veces, los fraudes en el departamento de compras se generan porque alguna persona perteneciente a esta área, contrata a proveedores con los que ya tiene un acuerdo previo, de recibir algún excedente de dinero por facilitar dicha relación comercial. También puede ocurrir que los fraudes se generen por robos de insumos y productos que son propiedad de tu empresa. 

Al contratar un asistente de compra, estás dando un paso importante por minimizar estos riesgos, ya que ellos, al tener como obligación principal velar porque todo el proceso de compras se elabore correctamente, podrán crear una alerta en caso de ver algún movimiento sospechoso de tus empleados.

Además que será este asistente, quién se encargará de contactar, negociar y gestionar a tus proveedores, a través de procesos 100% legales y acordados.

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Yaydoo: un software de gestión de compras con auxiliar de compras virtual

Yaydoo es un software de gestión de compras en la nube en el que puedes gestionar  todas las compras de tu empresa de manera remota gracias a nuestro asistente virtual de compras. Nuestro outsourcing te permite optimizar tu proceso de compras y disminuir tus costos de operación. Además de:

  • Tener apoyo en cotizaciones: envía una solicitud de compra y recibe un comparativo de propuestas a elegir.

  • Incrementar tu capacidad: reduce el esfuerzo de tu equipo de compras y ofrece el mejor nivel de servicio a tus usuarios.

  • Hacerle seguimiento a tus pedidos: recibe información al instante sobre el estado de tu solicitud de cotización, orden de compra o entrega.

  • Gestionar a tus proveedores: evalúa a tus proveedores de acuerdo a su oferta y desempeño.

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