Utilizar un software para finanzas empresariales es ideal para tener un mayor control y seguimiento de las compras en tu empresa, sobre todo, si actualmente estás recibiendo algún tipo de financiamiento y tienes un flujo de caja dinámico, en el que constantemente se están sumando números a la sección de egresos por pagos de facturas a proveedores

En este artículo vamos a mencionarte algunos errores financieros que puedes evitar utilizando un software para gestionar finanzas y por qué se trata de una herramienta importante para garantizar la rentabilidad de tu empresa a largo plazo.

1. Gastar más de lo que ingresa

Gastar más de lo que ingresa representa un grave error porque es un síntoma de que las finanzas no están siendo controladas como deberían o  que no se está realizando un buen proceso de compras y no se está implementando estrategias para el ahorro de gastos.

Cuando esto ocurre, corres el riesgo de tener un colador entre los ingresos y egresos de la empresa, que alejan cada vez más las posibilidades de alcanzar una rentabilidad a largo plazo.

Para evitar que esto ocurra, los software para finanzas empresariales están diseñados para crear y monitorear en tiempo real, presupuestos categorizados por producto, tipo de proveedor, sucursal o departamento. Los presupuestos son límites de gastos que se establecen para que, precisamente, no ocurra este problema.

Si tienes disponible un capital,  a través de un fintech software, puedes establecer límites de consumo en compras y transacciones comerciales, que serán clave para no gastar más de lo que gana tu empresa. 

2. Fraudes en el departamento de compras

Dentro del  “triángulo de fraudes” establecido por la “Associations of Certified Fraud Examiners” existe una segunda fase luego de se hayan detectado necesidades personales para cometer fraude, que contempla la percepción de puntos vulnerables dentro de una empresa (específicamente en el departamento de compras). 

Esta teoría establece que las probabilidades de cometer este tipo de actos delictivos aumentan cuando una persona detecta en una empresa, debilidades en sus procesos para el control de gastos y en el registro de transacciones. 

Cuando se utiliza un software de gestión financiera toda la información relacionada a  gastos empresariales queda almacenada en un solo lugar. Por lo que estos sistemas de control y recopilación de datos, ayudan a prevenir estos fraudes en el departamento de compras, porque eliminan precisamente estos puntos vulnerables. No hay manera de que una persona pueda robar dinero si cada gasto o compra que se realiza queda registrada en estos sistemas y conjuntos a una orden de de compra aprobada y su factura, se puede auditar cada gasto en compras. 

3. Multas por pagos atrasados a proveedores 

El retraso en el pago a proveedores ocurre desde el momento en el que éstos cumplen con la entrega de un producto o servicio y la fecha de vencimiento de la factura de cobro enviada, ha finalizado. Cuando esto ocurre, el proveedor afectado  puede incurrir en obligaciones legales y perjudicar la relación que tiene con tu empresa. 

Según La Ley de Pago en 30 días, en caso de que no se cumpla el plazo de pago, se podrían aplicar comisiones a favor del proveedor por cada día de retraso y una multa sobre saldo insoluto que la empresa deudora tendría que pagar al Servicio de Administración Tributaria (SAT).

Utilizando un software para la gestión de finanzas empresariales, puedes mantener al día tus cuentas por pagar y hacer puntualmente los pagos a proveedores evitando estas sanciones. El cumplimiento de los tiempos en los que pagas a tus proveedores impactará positivamente a tu flujo de caja y quedará reflejado en el periodo medio de pago, que consiste en una métrica muy importante que inversionistas analizan al momento de crear relaciones con una empresa.

4. No tener planes de contingencia ante riesgos financieros

El riesgo financiero es la incertidumbre que produce una inversión, debido a los inconvenientes que pueden surgir en la devolución del capital por una de las partes (en el caso de bancos y financistas) y a la inestabilidad de los mercados financieros.

Un software para finanzas empresariales, es una herramienta muy útil para conocer el estado actual de las finanzas de tu empresa y cuál es el capital que posee para responder efectivamente ante uno de estos riesgos y minimizar sus impactos en el flujo de caja. Te permiten una mayor maniobrabilidad ante estos acontecimientos y una visión más clara hacia donde apuntar tus estrategias. 

Yaydoo: un software para las finanzas empresariales

Yaydoo es un software de gestión de compras que facilita la administración de tus finanzas mediante un proceso de aprobación de compras, y una mejor visibilidad de tus gastos. Nuestra plataforma inteligente, te permite obtener reportes de los gastos que tu empresa realiza categorizados por producto y tipo de proveedor para un mayor análisis del estatus de tus finanzas. 

Debido a que el proceso de compras juega un papel muy importante en el manejo de las finanzas de tu empresa, Yaydoo te ofrece un sistema en la nube al que pueden ingresar múltiples miembros de tu empresa, para cumplir tareas como: asignar presupuestos (para no gastar más de lo que ganas), asignar roles y flujos de aprobación para prevenir fraudes, monitorear cuentas por pagar con el objetivo de evitar multas por pagos atrasados y  consultar el crédito que se tiene disponible para diseñar estrategias para minimizar riesgos financieros. 

En definitiva, Yaydoo es un excelente aliado para evitar errores financieros y tener un buen proceso de compras. ¿Te animas a probarlo tu mismo/a?

Regístrate gratis y da un paso importante por optimizar las finanzas de tu empresa.

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