Una cultura de ahorro es un concepto general que abarca todos los aspectos en los que una empresa gasta recursos como materiales, humanos, financieros y energéticos.

Sin embargo, el término de cultura de ahorro ha tenido un importante significado en los departamento de compras y finanzas, en vista de que la palabra “ahorro” se ha concebido como la acción de separar una parte de los ingresos que obtiene una persona o empresa con el fin de guardarlo para su uso en el futuro.

Por lo tanto, cuando esto se aplica en una empresa, y específicamente en el departamento de compras, significa establecer estrategias o acciones claves para controlar, guardar y aprovechar la mayor cantidad de recursos económicos y materiales para:

  • Disminuir los costos de producción y gastos administrativos.
  • Tener suficiente líquidez o efectivo circulando.
  • Incrementar el capital de trabajo.

A continuación, te explicaremos 3 tips para implementar una cultura de ahorro en tu empresa:

1. Establece políticas de control de costos y gastos

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El control de costos y gastos son procesos que buscan identificar las salidas de dinero vinculadas a la producción de bienes y servicios (costos), así como a la administración y a las operaciones de la empresa (gastos) con el objetivo de diseñar estrategias de ahorro.

A través de políticas de control de costos y gastos puedes crear un marco legal para:

  • Planificar compras
  • Estimar costos. 
  • Identificar compras innecesarias.
  • Comparar cotizaciones.
  • Diseñar estrategias de ahorro.
  • Detectar fraudes en el departamento de compras.

Dichas políticas pueden establecerse en un documento que actúe como un manual o una guía base para asentar una cultura de ahorro en tu empresa para la gestión de compras y de capital de trabajo.

Sin embargo, existen otras formas de ahorrar indirectamente los costos de tu empresa. Entre ellas, se encuentra el establecer también normativas para el uso eficiente de la energía, el agua, los recursos físicos y los ambientales. 

Por ejemplo: 

  • Se deben apagar las luces y ordenadores en la hora del almuerzo o cuando no estén en uso.
  • Se debe evitar el uso de desechables en las áreas de trabajo.
  • Se deben aprovechar los residuos relacionados con las actividades de la compañía e implementar campañas de reutilización de recursos.

Al final de mes, los gastos administrativos relacionados al pago de servicios básicos puede reducirse considerablemente a través de políticas de ahorro de este tipo.

Te invitamos a leer: 5 beneficios del control de costos de tu empresa 

2. Capacita a tu equipo en materia de ahorro

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La cultura de ahorro no es un concepto que se emplea exclusivamente a nivel empresarial, las personas también pueden tener una cultura de ahorro en sus hogares y en el manejo de sus finanzas.

De hecho, lo idóneo es que sea así. Sin embargo, ocurre que la cultura de consumo se interpone ante esta meta. Por lo que suele ser un reto que las personas aprendan a aprovechar al máximo los recursos que poseen.

En este sentido, un tips para implementar una cultura de ahorro en tu empresa es diseñar programas de capacitación relacionadas a la gestión eficiente de recursos tantos personales como empresariales.

El objetivo es crear una mayor conciencia sobre los beneficios del ahorro en múltiples dimensiones, haciéndole entender a tu equipo la importancia que tiene que implementen esta visión en cada una de las transacciones comerciales, y en el uso de cualquier tipo de recurso fuera y dentro de la empresa.

Puedes aprovechar los programas de capacitación, para explicarle a tu equipo de trabajo en qué consisten las políticas de control de costos y ahorro que, ahora en adelante, van a guiar los procesos de compras y la gestión de recursos.

3. Alinea tu ciclo de compras con las políticas de ahorro

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El ciclo de compras comprende las etapas por las que debe atravesar tu empresa para adquirir un producto o servicios. Entre ellas se encuentra: 

  • Solicitud de orden de compra.
  • Aprobación de la orden.
  • Envío de la orden a los proveedores.
  • Recepción de cotizaciones por parte de los proveedores.
  • Realización y aprobación de facturas.
  • Recepción de la mercancía.

Cabe destacar que el proceso de compras es mucho más complejo y extenso. Si te interesa profundizar en sus etapas, te invitamos a leer: 9 pasos para lograr un proceso de compras exitoso

Por lo que un paso clave para implementar una cultura de ahorro en tu empresa, es alinear tu ciclo de compras con las políticas de ahorro y control de costos diseñadas. ¿Cómo llevar esto a la práctica?

  • Revisa muy bien los inventarios y el estatus de los productos que hacen falta para no crear solicitudes de compras de cosas innecesarias.
  • Compara las cotizaciones o los presupuestos enviados por los proveedores para escoger aquellos que sean más económicos.
  • Digitaliza y automatiza el ciclo de compras para ahorrar dinero en papel e impresiones de documentos: órdenes de compra, facturas, acuses de recibido, entre otros.
  • Designa límites de gastos por departamento o categoría de compra.
  • Paga a tiempo las facturas enviadas para garantizar futuras negociaciones y créditos de pago.

Yaydoo: tu aliado para implementar una cultura de ahorro en tu empresa 

Yaydoo es un software de gestión de compras con el que puedes ayudar a tu equipo a ahorrar costos en tu empresa, te permite:

  • Digitalizar y automatizar tu ciclo de compras de inicio a fin.
  • Ver tus gastos en tiempo real.
  • Comparar cotizaciones de proveedores.
  • Asignar tarjetas digitales con límites de gastos por departamento y categoría de compras.
  • Acceder a un marketplace de más de 20,000 productos y servicios con precios previamente negociados, es decir, más económicos que lo que usualmente se vende en el mercado.
  • Calendarizar tus cuentas por pagar para evitar multas en retrasos que pudiesen generar gastos innecesarios en tu empresa.

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