¿Tienes una empresa y quieres conocer cómo otros han desarrollado  propuestas para mejorar procesos de compras? ¡Acompáñanos en este artículo a descubrirlo! 

Propuestas para mejorar procesos de compras

A través de 3 investigaciones, te mostraremos cuáles fueron los aportes que investigadores colombianos y españoles desarrollaron para mejorar procesos de compras.

1. Plan de mejora en el proceso de compras en Inverbosques S.A

Anyulli Osorio Madrid con miras a obtener su título de licenciada en administración financiera en la Institución Universitaria Tecnológico de Antioquia ubicada en Medellín,  realizó un plan de mejora en el proceso de compras y suministros en la empresa Inverbosques S.A.

Inverbosques S.A se constituyó en el 2007 como una empresa destinada a gerenciar y liderar proyectos forestales integrados en los Llanos Orientales de Colombia, con más de 7.000 hectáreas plantadas en los últimos 5 años.

Para cumplir con los propósitos investigativos (crear una propuesta para mejorar el proceso de compras), Anyulli realizó un diagnóstico interno de la empresa, analizando su estructura organizacional, haciendo énfasis en el área contable y administrativa. 

A través de este diagnóstico, esta investigadora se dió cuenta que la empresa carecía de un manual de compras y procedimientos relacionados al abastecimiento de insumos.

El principal problema detectado con el proceso de compras de Inverbosques, fue el uso inadecuado de las diferentes herramientas para  ejecutar las compras empresariales de la compañía.

No existía un control adecuado para realizar las compras porque las funciones estaban divididas entre varias personas y no existía una correcta comunicación para filtrar la información, de manera apropiada.

Para corregir el problema, Anyulli propuso el siguiente ciclo de compras:

propuesta-ciclo-de-compras

En si, la propuesta para mejorar el proceso de compras estaba compuesta por:

  • Requerimientos del producto o servicio: 

Etapa en la que los coordinadores, directores y los respectivos responsables del Proyecto Forestal y del Vivero, realizan la solicitud pertinente de compra de acuerdo a la necesidad presente en el momento. 

El responsable del proceso de compras, debe realizar el respectivo seguimiento y consultar con la Dirección o Gerencia encargada de la compra para tener un control frente a los factores organizacionales y financieros de la organización. 

A través de este manual, se estableció que las compras que superen los cinco millones de pesos (5.000.000) deberán ser autorizadas por la Gerencia General. La solicitud, en caso de ser aceptada o no, será notificada vía correo electrónico o verbalmente.

  • Formalización de la compra:

La persona encargada del proceso de compras debe crear el formato respectivo de Solicitud de Cotización de compra, mejor conocida como Orden de Compra, y enviarlo por correo electrónico al proveedor designado para que dicho producto o servicio, pueda ser adquirido. 

Entre estas propuestas para mejorar procesos de compras se sugiere un arduo proceso de revisión y seguimiento, luego de que la orden de compra sea aprobada, con el propósito de garantizar la entrega oportuna en los plazos asignados, evitar fallas y facilitar la eficiencia en el proceso de la compra

  • Control y recepción de facturas 

Finalmente, en esta etapa, el asistente contable y administrativo debe verificar que las facturas de cobro cumplan con los requerimientos de la ley y que se hayan realizado correctamente.

En el caso de que las facturas lleguen en forma digital, el asistente contable deberá revisar que también cumpla con lo establecido por la ley e imprimir para tener respaldo físico. 

Conjunto a estas normativas, se establecen las siguientes condiciones para garantizar una completa transparencia y evitar una malversación de fondos:

  • No se realizará ningún pago de facturas si no se cuenta con la firma de revisión y aprobación por parte de la Dirección y/o Gerencia. 
  • Los pagos a los proveedores se harán de acuerdo al cronograma establecido por la Gerencia General y la Dirección administrativa. 

 El asistente de compras deberá revisar mensualmente que las facturas de los productos adquiridos si hayan llegado a la empresa con el fin de tener control sobre estas.

2. Propuesta de mejoramiento: proceso de compras en American School Way 

En la Corporación Universitaria Minuto de Dios ubicada en el Centro Regional Soacha (Colombia), Adriana Michel Largo Ortiz desarrolló una propuesta de mejoramiento en el proceso de compras en American School Way  como un trabajo de grado presentado para optar por el título de “Tecnóloga en Logística”

American School Way es una escuela privada de idiomas (PLS) en Colombia. Posee más de 30 sedes, localizadas estratégicamente no solo en Bogotá, sino en otras ciudades importantes como Medellín, Manizales, Cartagena, Cali, Pereira, Armenia, Villavicencio, Mosquera, Soacha y Tunja.

La situación que esta investigadora logró percatarse para proponer su plan de mejoras en el proceso de compras, fue que las sedes de American School Way, necesitan una correcta distribución de insumos de académicos, de cafetería, aseo, mobiliario y dotaciones de uniformes.

Para ello, debió implementar una gestión de compras efectiva asegurando la calidad de sus productos.

Por otro lado, esta investigadora evidenció que los proveedores no eran escogidos bajo criterios o estándares de calidad (lo que genera inicialmente un incumplimiento en la norma ISO 9001), que habían faltantes en el stock de cada una de las sedes, demoras en las entregas de las requisiciones y una disminución de la calidad en los insumos, viéndose afectada la productividad, competitividad y la utilidad de la compañía.

La propuesta de Adriana fue analizar y rediseñar el proceso de compras de la organización determinando inicialmente:

  • Identificación de las necesidades
  • Funciones del departamento de compras.
  • Codificación de los productos. 
  • Colocación del pedido.  
  • Seguimiento de la rotación.  
  • Selección de proveedores.  
  • Implementación de EOQ (economic order quantity).

En el caso de la identificación de las necesidades realizó un análisis FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), para las funciones del departamento de compras.

Para la codificación de productos y la colocación de pedidos se basó en teorías administrativas para el área logística con que pudo extraer conceptos, métodos y estrategias para aplicarlos a American School Way.

La selección de proveedores se realizó con base a las categoría de productos necesarios para el buen funcionamiento de los establecimientos educativos. 

Se propuso implementar un EOQ (traducido al español como cantidad económica de pedido), el cual consiste en un modelo matemático para determinar en qué frecuencia y en qué cantidad se deben abastecer los productos e insumos necesarios, minimizando los costos por unidad de tiempo.

3. Proyecto de mejora proceso de gestión de compras: Alstom TLS España.

Para obtener una maestría en gestión de calidad y excelencia empresarial en la Escuela de Negocios (EOI) ubicada en Madrid, los licenciados Carolina Martinez, Luisa Carolina Niño y Carlos Domínguez, realizaron un proyecto de mejora proceso de gestión de compras: Alstom TLS España

Alstom es una corporación francesa centrada en el negocio de la generación de electricidad y la fabricación de trenes subterráneos y urbano a nivel mundial, así como también, barcos (como el Queen Mary 2). 

En el 2008, estos investigadores se reunieron con la dirección de calidad de ALSTOM España, realizaron auditorías internas en la empresa, entrevistas a los gerentes encargados y visitas a los talleres de almacenamiento. Durante este proceso detectaron que:

  • A la hora de contactar con los proveedores para contrastar ofertas por parte de los compradores, hay demoras por la sobrecarga de trabajo de los compradores (departamento de compras). Para ello propusieron, crear una vía única de contacto bien sea mediante un correo electrónico o un software.
  • Los documentos tenían que ser firmados para su aprobación, se manejaron en formato físico (papel) con los traslados que ello implica. Los investigadores se dieron cuenta que una propuesta de compra por valor de 34.000 euros fue aprobada por el jefe de materiales mientras que debía haber sido aprobada por el director de compras. 

Para este problema los investigadores propusieron un procedimiento de firma electrónica y hacer la aprobación mediante un software electrónico

  • El ciclo de aprobación de cada pedido de compra es muy largo debido a la acumulación de firmas de distintos responsables. Esto genera en el proceso de compras: duplicidad de la actividad, incumpliento de instrucciones y cuellos de botella. 

Para solucionar este problema, las propuestas para mejorar el proceso de compras estuvieron orientadas a re-definir los niveles de aprobación de los pedidos según montos, seleccionar un día de la semana para que un responsable firme, de forma que los compradores sepan el plazo máximo de espera al que deben someterse.

No existe sistemática para la aprobación de compras extraordinarias. Notaron que un adelanto de pago por valor de 16.000 euros fue aprobado por dos jefes de proyecto mientras que debía ser aprobado por el director de compras.  

La solución a este problema, estuvo enfocada en designar responsables de autorización de compras excepcionales, sin cuya aprobación no se pueda poner en marcha el proceso de compras.

En definitiva, estas tres organizaciones tienen en común:

  • Desorganización  al realizar sistemática y correctamente las etapas del proceso de compras.
  • Problemas al sacarle provecho a las tecnologías de gestión de compras para automatizar y simplificar las acciones competentes al proceso.
  • Dificultades para definir roles y llevar a cabo flujos de aprobación congruentes con las etapas del ciclo de compras.

Estas propuestas para mejorar procesos de compras nos dejan claro lo importante que es diagnosticar y replantear el estado actual de nuestros departamentos de compras, para encontrar áreas de oportunidad que puedan solucionarse a tiempo para prevenir pérdidas de capital.

En Yaydoo.com, apoyamos todas estas investigaciones y propuestas para mejorar procesos de compras sobre todo cuando concluyen que es necesario el uso de softwares de gestión de compras empresariales como parte de la solución. 

Los cuales permiten agilizar procesos, simplificar tareas, automatizar aprobaciones y hacer más eficiente el uso del tiempo y el dinero.

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