La aprobación de pago de facturas es una de las etapas que se encuentran presentes dentro del proceso de compras o procurement process, el cual le permite a una empresa comprar productos o servicios de forma transparente y controlada,  a un proveedor externo para satisfacer sus necesidades y requerimientos internos. En el siguiente párrafo te explicaremos en qué consiste esta etapa y por qué es tan importante en una empresa: 

¿Qué es la aprobación de pago de facturas?

Conocida en inglés como “invoice approval”, la aprobación de pago de facturas  es un proceso en el que se revisan y aprueban las facturas de los proveedores antes de que se procese el pago. Normalmente, este procedimiento comienza una vez que el departamento de compras recibe a través de correo electrónico o software de gestión de compras,  una factura del proveedor.

Luego, esta factura se clasifica en la categoría específica y se envía al departamento que corresponde para su respectiva aprobación, en este caso, el departamento de finanzas o de contabilidad. Al terminar este proceso, es que el departamento de compras o el mismo de finanzas, puede pagar la factura emitida por el proveedor por los bienes y servicios prestados.

Cabe destacar que aunque algunas empresas utilizan a una persona financiera o un miembro del equipo contable para procesar las facturas, existen otras empresas que  tienen un departamento específico llamado departamento de cuentas por pagar (AP) para encargarse del proceso de aprobación de la factura

Pero ¿A qué se refiere el término de las cuentas por pagar? Las cuentas de pagar son documentos en donde se centralizan todas las facturas que se aprobaron y están pendientes por pagar. En estos cuadros,  el departamento de compras lleva el control de los pagos a proveedores, sus deudas, los abonos realizados, entre otros.

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¿Cuáles son los pasos que se deben realizar antes de aprobar el pago de las facturas?

En las etapas del proceso de compras, aprobar las facturas es uno de los últimos pasos, así que para llegar a esa parte, hay que verificar qué otras acciones se hayan cumplido de manera exitosa como: el crear la solicitud de compra, enviarla al departamento de compras para ser aprobada y pueda convertirse en una orden de compra, aprobar la orden de compra y el presupuesto para ello, enviar la orden a proveedores y recibir cotizaciones y presupuesto, negociar con los proveedores escogidos y realizar los contratos pertinentes, recibir los productos y servicios acordados, recibir la factura de cobro y finalmente, aprobar la factura para que pueda pagarse.

Es decir que antes de pagar las facturas, se debe hacer un 3-way-match en el que se verifique que esa factura coincida con la orden de compra enviada y con el acuse de recibo que confirme que la mercancía fue recibida y por ende, se puede sin problemas proseguir hacer el pago correspondiente. Gracias a estos tres documentos, se puede verificar que todo el proceso de compra fue llevado a cabo de manera exitosa. 

¿Por qué es tan importante el invoice approval?

Esta etapa del proceso de compra es muy importante, porque evita que las empresas desembolsen dinero de su capital que no fueron recibidas o que tuvieron algunas complicaciones. También permite auditar que cada uno de los pasos que le anteceden se hayan hecho de forma correcta para así cerrar el flujo de aprobación de manera exitosa. 

Es una manera también de prevenir o evitar fraudes en el departamento de compras, haciendo pagos a los proveedores incorrectos y pagar realmente aquello que se recibió, ya que, si un proveedor no envió algo que estaba contemplado en la orden de compra y a su vez en el presupuesto, entonces no debe pagarse el monto total sino descontar el precio del producto o servicio que no fue entregado.

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