¿Quieres comenzar a usar un software de gestión de compras para agilizar tus funciones dentro del departamento de compras? En este artículo, te vamos a explicar para qué sirven, cuál es su importancia,  sus beneficios y por qué deberías invertir en uno para tu empresa.

¿Qué es un software de gestión de compras?

Un software de gestión de compras es una plataforma que le permite a las empresas, automatizar tanto interna como externamente  las etapas que se encuentran dentro del proceso de compra, las cuales se acostumbraban hacer de forma manual. Tales como: creación de solicitudes de compra, flujos de aprobación, contacto y envío de órdenes de compra a proveedores, 3-way-match, etc.  

Estas herramientas que se desenvuelven mayormente dentro del mercado B2B, le permiten a las empresas aumentar la eficiencia de sus transacciones comerciales, agilizar sus procesos e integrar el departamento de compras con los proveedores.

Hoy en día, estos software de gestión de compras juegan un papel muy importante en las grandes y medianas empresas que constantemente, necesitan adquirir productos y/o servicios para abastecer sus departamentos, áreas de cafetería, talleres, eventos corporativos, etc.  

Sigue leyendo y conoce cuáles son los beneficios te brinda utilizar un saas para gestionar tus procesos de compra:

1. Transparencia y control

Un software para compras dispone de un espacio para centralizar y almacenar solicitudes, órdenes de compras,  documentos de acuse de recibido y facturas electrónicas (3-way-match) en un mismo lugar. Auditar este proceso ayuda a eliminar pedidos duplicados y hacerle seguimiento al ciclo del proceso de compras, proporcionando un inventario más preciso y actualizado en tiempo real

Este seguimiento mejora la visibilidad de gastos, proporcionando transparencia de extremo a extremo en todas las transacciones en el ciclo de compras y en la cadena de suministro, ya que, las autorizaciones y el cumplimiento del contrato pueden verificarse, mientras que los gastos independientes están sujetos a control. 

2. Prevención de fraudes 

Gracias a estas plataformas, puedes crear, de forma automática, flujos de aprobación en la que personas que no forman parte del departamento de compras (como gerentes de finanzas), puedan auditar y autorizar las solicitudes de compra que se están haciendo, para que las órdenes de compras que se le envían a los proveedores ya estén revisadas y sean totalmente transparentes. De esta manera, existe un control tanto interno como externo de las transacciones.

Un procurement software te permite tener un mayor control de información, sin dejar ningún punto vulnerable a la vista; lo cual puede incentivar a alguna persona perteneciente al departamento de compras, de cometer un fraude y lucrarse ilegalmente de los ingresos de la empresa.

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3. Mayor visibilidad de gastos

Los softwares para departamentos de compras cuentan con una sección de estadísticas y reportes en donde puedes observar todo lo que se ha gastado en un tiempo determinado, a través de qué presupuesto fue asignado, quién aprobó las órdenes de compra, a qué proveedores se les solicitó la cotización, etc. Así puedes tener un mayor control de cuánto ha gastado la empresa mensual, trimestral o semestralmente en compras de insumos y contratación de servicios. 

4. Reducción de gastos 

Invirtiendo en estas herramientas, se puede aprovechar mejor el presupuesto de tu empresa ya que tienes un mayor control del inventario y de lo que es necesario comprar o no.

También se ahorra el dinero destinado a la compra e impresión de papeles y todos los costos asociados a realizar estos procedimientos de forma manual  También por las ventajas que brindan para prevenir fraudes, eliminan la necesidad de gastar dinero en procesos costosos que conllevarían la investigación de casos sospechosos y disputas comerciales.

5. Integración interna

Gracias a los avances tecnológicos, la mayoría de los software de gestión de compras que puedes conseguir en la actualidad dentro del mercado, son plataformas a las que puedes acceder de forma online, integrar a varias personas del equipo de trabajo en la plataforma, asignar funciones dentro de ella y tener a todas las personas involucradas conectadas en un mismo lugar y con la facilidad de acceder con un simple clic. 

Además, permiten mejorar la colaboración y comunicación entre los departamentos incentivando valores en la organización.

6. Productividad y minimización de tiempos

Otro beneficio es que reduce la cantidad de tiempo requerido para completar las actividades que se deben llevar a cabo dentro del proceso o ciclo de compra como pedidos, facturación, aprobaciones y pagos.

Al automatizar las tareas que antes debían completarse de forma manual, un procurement software libera de carga laboral al personal de trabajo y permite que se desempeñen mejor en actividades de alto impacto, como la de mejorar las relaciones con los proveedores y pensar en estrategias para desarrollar un abastecimiento estratégico.

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