Si bien es cierto que no existe una fórmula mágica que ayude a conseguir de inmediato tus metas gerenciales, hemos creado para ti este artículo en el que enlistamos 10 prácticas que te ayudarán a optimizar el proceso de compras, lo que se traducirá en beneficios significativos para tu empresa. 

Tomando en cuenta la competitividad del mercado a nivel global, es indispensable que las empresas evolucionen y adopten nuevas tecnologías y procesos que permitan sobresalir del resto.

Las siguientes prácticas pueden ayudarte a conseguirlo:

1. Automatiza tu departamento de compras

Seguramente has escuchado que la automatización desempeña un papel fundamental para que las empresas sean más eficientes, permitiéndoles ahorrar tiempo y dinero debido a que con estas herramientas podrán reducir los procesos operativos repetitivos y manuales, actuando estratégicamente. Por tal motivo, automatizar compras empresariales es la primera de las prácticas que los gerentes de compras deben tomar en cuenta. La implementación de softwares de gestión de compras es fundamental, pues facilitará tu proceso de compra haciéndolo más eficiente

¿Sabías que, desafortunadamente, sólo el 18% de los Gerentes de compras han automatizado sus procesos de compras?

Un software de gestión de compras como Yaydoo te ayudará a eliminar el trabajo redundante, reduciendo el tiempo dedicado a las operaciones, agilizando los flujos de trabajo, lo que te llevará a un abastecimiento más estratégico y a decisiones de compra informadas. Los programas automatizados pueden analizar enormes cantidades de datos más rápido y con mayor precisión que los humanos.

Te invitamos a leer: 5 Ventajas de Automatizar el Departamento de Compras

2. Seleccionar un software de gestión de compras 

Algunas organizaciones cometen el error de elegir un software de gestión de compras sin analizar sus procesos detenidamente y esperan que la tecnología resuelva mágicamente el flujo de trabajo.  Lo primero que debes tomar en cuenta son los procesos a mejorar y así evaluar las diferentes aplicaciones tecnológicas que puedan satisfacer las necesidades de sus procesos, como la nuestra.

 Yaydoo es una plataforma completa que te ofrece una gran variedad de herramientas, como son:

– Integración de catálogos

Incrementa la velocidad de respuesta entre solicitud de compras y recepción de pedidos integrando tus proveedores en un solo lugar

– Dashboard de Compras

Clarifica y centraliza la comunicación de tu proceso de compras teniendo visibilidad de los flujos de aprobación, presupuestos y estatus de las órdenes de compra.

– Un Asistente Virtual de Compras

Reduce el esfuerzo de tu equipo de compras recibiendo apoyo de un asistente virtual, disponible en cualquier etapa del proceso.

– Automatiza tus Compras

Yaydoo es la plataforma de automatización de compras que ayuda a las empresas a eficientar su proceso de abastecimiento, eliminando las tareas repetitivas.

– Centraliza Proveedores

Con Yaydoo puedes negociar con múltiples proveedores en un solo click, ahorrando en compras recurrentes y reduciendo a la mitad el esfuerzo de tu equipo.

3. Mantener la transparencia en procesos y compras

Aprovechando el poder del análisis de datos y la automatización, las organizaciones pueden eliminar las compras fraudulentas y el comportamiento de gasto aberrante. Un proceso de adquisición transparente y el hecho de poder validar la documentación de los proveedores con los que se va a trabajar (para detectar si están en listas negras del SAT, por ejemplo), garantiza que proveedores calificados cumplen con las especificaciones necesarias.

Entre los beneficios de la transparencia en las compras, destacan el evitar la duplicación de solicitudes, mejorar la gestión de los registros, además de realizar frecuentemente auditorías (proceso 3-way match).

Quizás te interese leer: 5 Consejos para Evitar Fraudes en el Departamento de Compras

4. Busca la participación de los proveedores

Colaborar eficazmente con tus proveedores es un factor clave, pues mejora las expectativas comerciales.

La comunicación unidireccional (decir a los proveedores lo que tienen que hacer y cómo hacerlo) no es tan eficaz como la comunicación bidireccional donde tanto el comprador como el vendedor gestionen mutuamente la relación. Te recomendamos buscar un software adecuado que incluya a tus proveedores, para así lograr una mejora en la comunicación.

Te invitamos a leer: Cómo mejorar la comunicación con los proveedores

5. Optimización de inventario

Las principales organizaciones de la cadena de suministro revisan constantemente las cantidades de sus inventarios y se esfuerzan por mantenerlos en un nivel óptimo. ¡Determinar estos niveles es todo un reto! Las organizaciones buscan constantemente formas de controlar sus gastos, por lo que los equipos de compras deben revisar continuamente su inventario y esforzarse por garantizar que se encuentre al 100% para tener una mejor visibilidad y un óptimo manejo de los inventarios.

¿Sabías que la principal razón de un inventario fuera de balance es la mala planificación y previsión?

6. Gestión digital de contratos

Este es un punto integral del ciclo de compra. Un plan bien establecido ayuda a los administradores a gestionar adecuadamente los contratos, ayudando a garantizar que ambas partes cumplan sus compromisos comerciales. Si los contratos se crean, almacenan y mantienen en un repositorio de datos centralizado, su organización puede reducir los costos y riesgos.

7. Enfoque en el costo total de propiedad

El Costo Total de Propiedad (TCO) es un método para calcular costos directos e indirectos de un bien o servicio, desde la compra hasta la venta. Establecerlo es un objetivo que la organización debe adoptar en toda la empresa. Para identificarlo, es necesario examinar todo el proceso de compras y consumo del producto o servicio (algo que sólo puede ocurrir con la cooperación y la aportación tanto del comprador como del vendedor).

8. Niveles de control adecuados

Las políticas y procedimientos de gestión del ciclo de compras deben seguir una secuencia y estructura específicas, así como revisarse y actualizarse frecuentemente. La mitigación de riesgos va de la mano con las políticas y controles. Por ello, un departamento de compras exitoso integra metodologías de mitigación de riesgos en el proceso de decisión de abastecimiento.

Si quieres profundizar más sobre los pagos del proceso de compras, te invitamos a leer: 9 Pasos Para Lograr Un Proceso De Compras Exitoso

9. Seguimiento del ciclo de compras

Se trata de un procedimiento formal que garantiza que los recursos se utilicen de manera transparente, de acuerdo con el presupuesto y orden establecidos. 

Este proceso permite a las empresas optimizar su presupuesto auditando y pensando desde el primer momento que cada una de las decisiones de compra que se llevan a cabo con el objetivo de aprovechar al máximo los recursos. Este punto es indispensable para toda persona involucrada en el proceso de compras, sobre todo si se tiene una clara visibilidad del avance en cada una de las etapas que lo conforman. 

10. Pago puntual de deudas

Sin duda alguna, entre las prácticas que los gerentes de compras deben emplear, se encuentra cumplir con los compromisos establecidos con los proveedores. Mantener las cuentas por pagar al día, garantizará ampliaciones de días en los créditos y una buena relación con los proveedores, proceso que, como vimos anteriormente, es fundamental en las gestiones compras.

 Yaydoo: un software de gestión de compras para automatizar el departamento de compras 

Si estás en busca de mejorar y digitalizar tus procesos de compra, Yaydoo es la herramienta ideal para ti, ya que permite a todos los involucrados en el proceso tener la visibilidad de cada una de las etapas, mejorando el control y optimizando los tiempos.

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